Software de Recursos Humanos: ¿qué tipos hay y cómo elegir el adecuado?
¿Por qué el software de Recursos Humanos se convirtió en un elemento clave en los departamentos de talento? Podríamos decir que este tipo de plataformas llegó a dar respuesta a distintas problemáticas que estaban enfrentando estos equipos.
Por ejemplo, según Deloitte, HR dedica hasta el 57% de su tiempo a tareas administrativas como la carga de datos o responder consultas de los empleados. La solución que brinda un software de Recursos Humanos a esta problemática es el ahorro de al menos dos horas al día en estas gestiones.
Por otro lado, según SHRM cerca del 60% de los profesionales del área informan que trabajan más allá de sus capacidades. Un software de gestión de Recursos Humanos posibilita la automatización y ,con ello, disminuye la intervención humana en determinadas tareas, lo que ayuda a reducir la carga de trabajo de RRHH.
¿Todavía no sabes qué tipo de software de Recursos Humanos elegir? Hoy te explicamos en detalle qué alternativas hay en el mercado y cómo elegir la adecuada para potenciar el trabajo de HR en tu organización.
¿Qué es el software de RRHH?
Un software de RRHH es cualquier solución tecnológica que ayuda a gestionar la información de los empleados y los procesos de HR. Es decir, se trata de toda herramienta que resuelve alguna tarea o actividad vinculada a la gestión de personal.
Esta definición puede ser muy amplia, pero representa la versatilidad que ha ganado la tecnología de RRHH. Hoy, hablamos de software de HR para referirnos a cualquier herramienta que permita resolver una o varias funciones del área de talento.
Por eso un software de RRHH puede ser tanto una solución todo en uno que incluye diversas funciones y procesos del departamento en una sola herramienta o soluciones destinadas a resolver un aspecto en particular, como por ejemplo, una plataforma de people experience, centrada en la experiencia del colaborador.
Más allá de las funcionalidades que pueden ofrecer los distintos tipos de software de Recursos Humanos, se trata de herramientas clave para las empresas de rápido crecimiento que necesitan administrar los procesos y los datos vinculados a su personal de forma eficiente, aumentar la productividad de sus equipos de HR y cuidar la experiencia de su talento.
¿Cómo funciona un software de Recursos Humanos?
Para empezar, la automatización de tareas repetitivas y centralización de la información de los empleados en una misma plataforma permite que el software de HR mejore la eficiencia del departamento de talento y facilite la toma de decisiones.
Por lo general, estas herramientas operan en la nube y de forma 100% digital, lo que elimina entre cosas el uso de papel y las tareas manuales y reduce la intervención humana en tareas operativas y rutinarias.
Esto transforma a las plataformas de Recursos Humanos en soluciones clave para reducir errores administrativos y garantizar un acceso seguro a la información, que queda actualizada y resguardada en la nube y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Además, los software de gestión de Recursos Humanos benefician al equipo de talento, claro, pero también a los empleados y gerentes, ya que les permiten realizar gestiones de manera autónoma, acceder más rápido a la información y con ello agilizar su trabajo.
Funcionalidades clave de un software de RRHH:
Gestión centralizada de datos: almacenamiento seguro y organizado de la información de los empleados.
Automatización de flujos de trabajo: creación de procesos de trabajo automatizados con seguimiento y aprobaciones dinámicas.
Digitalización del ciclo de vida del empleado: automatización de las distintas etapas del journey de cada colaborador.
Integraciones con otras plataformas: conexión con herramientas externas para mejorar la operatividad.
KPIs de RRHH: uso de indicadores de desempeño de HR para medir distintas dimensiones de la gestión de talento.
Informes personalizados: análisis de datos y generación de reportes estratégicos para la toma de decisiones.
Estas funcionalidades demuestran que un software de RRHH no sólo optimiza la operatividad y eficiencia del área, sino que también mejora la experiencia del colaborador y fortalece la gestión del talento en la organización.
Ejemplos de software de Recursos Humanos
Un software de gestión de talento puede transformar la manera en que las empresas administran sus procesos de HR. A continuación, exploramos algunos de los mejores software de recursos humanos, categorizados según sus principales funcionalidades.
Sistema de información de Recursos Humanos
Un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) es una solución básica que permite almacenar, organizar y gestionar datos de empleados de manera centralizada.
Además de centralizar la información del personal, estos sistemas incluyen funciones clave como:
Administración de nóminas y beneficios.
Seguimiento de asistencia y tiempo de trabajo.
Gestión del desempeño y evaluación del talento.
Portales de autoservicio para empleados.
Reclutamiento y seguimiento de candidatos.
Sistema de gestión de Recursos Humanos
Más avanzado que un SIRH, el SGRH es una solución integral que cubre tanto la gestión operativa como estratégica del talento. Abarcan desde la gestión de datos de empleados, nóminas y beneficios, hasta procesos clave como el reclutamiento, la incorporación de talento, la gestión del desempeño, el seguimiento de la asistencia y la formación.
Además, estos tipos de software de Recursos Humanos incluyen funciones básicas de analitica de datos de RRHH para mejorar la toma de decisiones.
Sistema de seguimiento de solicitantes
Un ATS (Applicant Tracking System) conocido en castellano como Sistema de Seguimiento de Solicitantes está diseñado para optimizar y agilizar los procesos de selección y contratación. Sus principales funciones son:
Publicación de ofertas de empleo en múltiples plataformas.
Filtros y herramientas de selección automática de CV.
Programación de entrevistas y seguimiento de candidatos.
Análisis del proceso de reclutamiento y KPIs de RRHH.
Software de gestión del desempeño
Otro de los ejemplos de software de Recursos Humanos es el enfocado en la gestión del desempeño. Este tipo de herramienta ayuda a evaluar el rendimiento de los empleados al establecer y monitorear objetivos individuales y de equipo. Con este puedes realizar evaluaciones regulares con retroalimentación 360° e identificar logros y áreas de mejora.
Asimismo, el sistema facilita la identificación de brechas de habilidades laborales y la planificación de la sucesión dentro de la empresa, lo que permite crear ciclos de vida o trayectorias de empleado más claras y garantiza que todos puedan crecer y prosperar.
Sistema de gestión del aprendizaje
La capacitación y desarrollo de empleados es clave para el crecimiento organizacional. En este sentido, los LMS (Learning Management Systems) o sistema de gestión del aprendizaje permite a las empresas ofrecer formaciones a sus empleados de manera estructurada y accesible.
Gracias a estas plataformas de HR se puede centralizar la creación, entrega y seguimiento de cursos formativos, lo que facilita el aprendizaje continuo y la actualización de habilidades clave dentro de los equipos.
Software de experiencia de empleados
La experiencia del empleado influye directamente en la satisfacción, el compromiso y la rotación del talento. Por eso hoy en día contar con una herramienta que simplifique tanto el seguimiento como la gestión de esa experiencia es clave para cualquier organización.
Precisamente, las plataformas de people experience o de experiencia del colaborador ayudan a recopilar feedback continuo sobre la satisfacción de los empleados, identificar áreas de mejora en el clima y cultura organizacional y potenciar el engagement y la retención del talento.
Un ejemplo de este tipo de soluciones es Lara AI, plataforma de experiencia del colaborador apalancada con IA. Esta se encarga de:
Generar conversaciones regulares con los empleados,
Obtener datos precisos sobre cómo se sienten dentro de la empresa,
Identificar áreas de mejora e incluso riesgos potenciales de desgaste o turnover.
De esta forma, Lara AI empodera a los equipos de HR y líderes, brindándoles información clave sobre sus equipos, para que puedan tomar decisiones más acertadas y a tiempo.
¿Cómo elegir el software de RRHH adecuado para su empresa?
Elegir la tecnología de HR adecuada no va solo de automatizar procesos, sino de encontrar una solución que se adapte a la cultura y visión de tu empresa, así como a los desafíos que hoy enfrenta.
Con tantas opciones disponibles, puede parecer difícil elegir una herramienta, por eso la primera recomendación es enfocarse en sistemas que ofrezcan personalización, integración y una experiencia intuitiva para potenciar tanto al equipo de RRHH como a los colaboradores.
Te dejamos otros aspectos a considerar:
Flexibilidad y personalización
Cada empresa es única, y su software de RRHH lo debería reflejar. Al elegir una herramienta de este tipo recomendamos optar por una solución que te permita configurar flujos de trabajo, reportes y módulos según tus necesidades, en lugar de forzar a tu equipo a adaptarse a un sistema rígido.
Integraciones fluidas
Si tu empresa ya utiliza herramientas como ERP, CRM, plataformas de comunicación interna o incluso otros sistemas de HR, asegúrate de que el software de Recursos Humanos que elijas pueda integrarse sin fricciones con estos.
La integración de sistemas evita duplicaciones de datos, mejora la eficiencia operativa y ayuda a alinear todos los esfuerzos del área de talento para alcanzar los objetivos.
Experiencia del usuario y adopción ágil
El mejor software no es el más complejo, sino el que las personas realmente quieren y son capaces de usar. Una interfaz intuitiva y un diseño centrado en la experiencia del usuario facilitan la adopción por parte del equipo de HR y de los empleados.
Escalabilidad y costos transparentes
Asegúrate de que el software pueda crecer con tu empresa. Evalúa no solo el precio inicial, sino también costos adicionales por usuarios, integraciones o funcionalidades avanzadas. Una solución escalable evitará que tengas que cambiar de plataforma en el futuro.
Soporte y feedback de usuarios
Investiga las opiniones de otras empresas sobre el soporte técnico, la estabilidad del sistema y la calidad del servicio. Elegir un proveedor con una comunidad activa y mejoras constantes garantiza que el software evolucione junto a tu negocio.
¿Cuáles son los beneficios de un software de Recursos Humanos?
Desde la automatización de tareas administrativas hasta la mejora del compromiso y la eficiencia, un software de Recursos Humanos permite que las organizaciones se centren en lo más importante: su equipo.
Pero ¿cuáles son los beneficios clave de las plataformas de RRHH para cada público dentro de la organización? Te lo detallamos en los siguientes puntos:
Beneficios para el equipo de Recursos Humanos
Por supuesto que HR es el principal beneficiado de estas herramientas, ya que la tecnología permite a los profesionales del área liberarse de procesos repetitivos, reducir la carga de trabajo administrativo, mejorar la toma de decisiones y potenciar su rol estratégico dentro de las empresas.
También estas soluciones permiten optimizar cada etapa del ciclo de vida de los empleados de forma estructurada, para que el área de talento sepa cómo proceder en cada fase.
Por ejemplo, los módulos de onboarding facilitan el proceso de bienvenida al automatizar el envío de documentos, capacitaciones, evaluaciones iniciales y retroalimentación.
👉 Pss, aquí tienes un ejemplo claro: revisa cómo funciona el módulo de onboarding de Lara AI.
Además, un sistema de Recursos Humanos brinda acceso a herramientas de people analytics. Gracias a ello, HR puede consultar métricas clave para tomar decisiones basadas en datos, desde rotación de personal hasta predicción de necesidades futuras.
Sumado a lo anterior, este tipo de software facilita el cumplimiento normativo, dado que actualiza automáticamente las políticas laborales y mantiene registros de auditoría, reduciendo riesgos legales.
Beneficios para los empleados
Los mejores software de Recursos Humanos son aquellos que también benefician a los empleados. En este sentido, una buena plataforma de RRHH mejora la experiencia de los colaboradores, ofreciendo más autonomía, agilidad y claridad en la comunicación.
Algunos de los beneficios destacados de un software de RRHH para el talento son:
Acceso a información: los portales de autoservicio permiten a los colaboradores actualizar sus datos, gestionar consultas y obtener información sin depender del área de HR y sin demoras.
Procesos de incorporación más fluidos: los nuevos empleados pueden acceder a documentación, cursos de formación y cronogramas de inducción desde una sola plataforma, facilitando su adaptación.
Comunicación más efectiva: los sistemas de RRHH incluyen herramientas para mantener informado al personal sobre cambios en la empresa, políticas y beneficios.
Feedback continuo: las plataformas de Recursos Humanos también facilitan la retroalimentación regular entre los empleados y la empresa, lo que contribuye a crear entornos de trabajo centrados en la escucha continua.
Beneficios para la empresa
Para las organizaciones contar con un software de Recursos Humanos puede convertirse en una ventaja competitiva y te explicamos por qué:
Ahorro de tiempo y costos: la automatización de procesos reduce la carga administrativa y minimiza errores que podrían generar costos adicionales.
Centralización de la información: todos los datos de los empleados se almacenan de forma segura en un solo sistema, mejorando la accesibilidad y la gestión documental.
Toma de decisiones basada en datos: los análisis y reportes en tiempo real permiten evaluar la situación actual de la empresa en relación al talento y prever futuras necesidades.
Mayor engagement: invertir en tecnología centrada en las personas puede ayudar a crear entornos de trabajo más humanos, positivos y gracias a ello contribuir a un mayor compromiso en el talento.
En conclusión
El mejor software de Recursos Humanos no es el que cuenta con más funcionalidades, tampoco es el más complejo o el más costoso. En realidad, la plataforma de HR ideal es aquella con capacidad para responder a las necesidades específicas de tu organización.
Si buscas escalar la eficiencia de RRHH y quieres mejorar la experiencia de tus colaboradores, Lara AI puede ser el software de Recursos Humanos ideal para tu empresa.
Nuestra plataforma se convierte en el asistente virtual de RRHH, garantizando una mayor eficiencia en el área, más escucha en toda la empresa y una mejor experiencia para las personas.