Integración de sistemas en RRHH: ¿Por qué es importante y cómo lograrla?

Cultura organizacional

El 80% de las empresas utiliza algún tipo de software de Recursos Humanos (Forbes). El uso generalizado de estas herramientas indica una fuerte digitalización de este departamento y con ello surge un desafío: la integración de sistemas en RRHH para que trabajen de forma unificada y eficiente. 

Los sistemas digitales de HR suelen agilizar procesos del área como la contratación, el onboarding, la nómina y los beneficios, el seguimiento del rendimiento o incluso la gestión del  compromiso, mejorando así las operaciones generales de la empresa.

Pero lo cierto es que cuando estos programas trabajan de forma aislada se corre  el riesgo de reducir su efectividad y, sobre todo, desaprovechar sus funciones. Por eso hoy vamos a explorar la importancia de la integración de sistemas de Recursos Humanos, su funcionamiento y cómo lograrla. 

¿Qué es la integración de sistemas en Recursos Humanos?

En términos sencillos, la integración de sistemas en RRHH es el proceso de conectar las herramientas digitales que componen la pila tecnología de Recursos Humanos para que trabajen juntos de manera eficaz. 

Esto implica, entre otras cosas, conectar y sincronizar datos entre los diferentes sistemas que se utilizan para gestionar los procesos del área como la nómina, la selección de personal, la incorporación de empleados, la capacitación, el seguimiento del desempeño y el employee experience, entre otros.

En lugar de operar de manera independiente, la integración de sistemas digitales permite que estos compartan información entre sí, lo que promueve una visión unificada de los datos del empleado. 

Gracias a ello, los profesionales de RRHH y managers pueden acceder a información precisa y actualizada de cada colaborador, cada vez que lo necesiten, lo que ayuda a agilizar tareas y a la toma de decisiones. 

Por eso también podríamos pensar en la integración de los Recursos Humanos como una solución estratégica que impacta de forma directa en la eficiencia operativa de HR y en la agilidad y calidad de sus decisiones. 

En resumen, la integración de sistemas de Recursos Humanos en una empresa es la conexión de una aplicación de HR con otra, para que los datos fluyan entre ambas en tiempo real y la información esté siempre actualizada en cualquiera de los software de RRHH que se utilicen en el área. 

El gran problema de no tener sistemas integrados en HR 

Sabemos que en HR no existe una solución tecnológica única para todas las empresas. Por eso, muchas organizaciones invierten en diversas herramientas para abordar las distintas necesidades de Recursos Humanos.. 

Así, en una misma compañía pueden existir múltiples soluciones digitales para cubrir los procesos y tareas del área. De hecho, según Human Resource Executive, en promedio, los departamentos de talento de las grandes empresas pueden tener hasta 11 sistemas de RRHH. 

¿Cuál es el problema con esto? En apariencia ninguno, dado que la mayoría de estas herramientas mejoran la agilidad y productividad del área. 

Sin embargo, al analizar en detalle cómo impacta este tipo de implementación tecnológica en HR, aparece un fenómeno que puede producir diversos problemas dentro de las organizaciones: los silos de datos.

Estos hacen que la información de RRHH se almacene de forma aislada en cada sistema y no se comparta entre sí. Cuando los datos están aislados se crean puntos ciegos que pueden derivar en oportunidades de mejora perdidas y una incapacidad para medir el verdadero impacto de las iniciativas de RRHH.

Sumado a ello, los silos de datos ocasionan:

• La duplicación de esfuerzos, dado que la información debe ser ingresada en cada sistema cuando se produce  una nueva contratación o un cambio en los datos y el historial de cada colaborador.

• Al no tener una visión unificada de las habilidades, el desempeño, la experiencia global de los empleados y su nivel de conexión y compromiso con la empresa, alinear el talento con los objetivos del negocio se torna una meta difícil de alcanzar.

• Los datos desconectados obstaculizan la capacidad de identificar patrones y tendencias, pronosticar necesidades y comportamientos futuros de la fuerza laboral y desarrollar estrategias respaldadas por datos, reduciendo la posibilidad de implementar el análisis predictivo dentro del área. 

Importancia de la integración de sistemas en HR 

En principio, la integración de sistemas de RRHH resuelve el problema de los silos de información, porque permite que los datos se compartan de forma automática entre las distintas aplicaciones.

Gracias a esta sincronización de datos entre herramientas de HR, los profesionales del área pueden ahorrar tiempo y reducir la carga operativa que suponen muchas de sus tareas.

Además, la integración de Recursos Humanos en una empresa es importante para armonizar toda la pila tecnológica del área y hacer que los distintos programas y herramientas que se utilizan para ejecutar los procesos del departamento se comuniquen entre sí.

En otras palabras, la importancia de la integración de sistemas en HR radica en la posibilidad de alinear todos los esfuerzos de Recursos Humanos para alcanzar los objetivos del área y colaborar con la estrategia y la meta empresarial.

¿Cómo hacer la integración de sistemas en RRHH?

Como ya hemos visto, la integración de sistemas en RRHH implica conectar diferentes plataformas tecnológicas para que trabajen de manera conjunta, compartiendo datos, flujos de tareas y procesos.

Pero ¿cómo se logra esta integración? Esa es la gran pregunta a resolver, sobre todo para aquellas empresas que ven en este un proceso demasiado complejo y costoso de abordar. 

Lo cierto es que todo depende del método de integración elegido y las opciones que brinde cada plataforma. Por lo general, los métodos más comunes son.

1. API (Interfaz de Programación de Aplicaciones). Las APIs permiten que las diferentes herramientas digitales se comuniquen entre sí, compartiendo datos y funciones sin necesidad de una intervención manual. Son creadas por el proveedor de software y funcionan como instrucciones para acceder a los datos de la plataforma.

2. SFTP (Secure File Transfer Protocol). Es un protocolo utilizado para la transferencia segura de archivos entre sistemas a través de una red. Se caracteriza por utilizar una capa adicional de seguridad, lo que garantiza que los datos enviados entre los sistemas estén protegidos.

3. Middleware. Este actúa como un puente que conecta múltiples aplicaciones. Se encarga de traducir los datos de un formato a otro para que puedan ser comprendidos por todos las plataformas implicadas. Su función es unir tecnologías, herramientas y bases de datos diversas en un único sistema. 

4. Soluciones todo-en-uno. Son suites de software que incluyen todas las herramientas necesarias para la gestión de RRHH, desde el reclutamiento hasta la gestión del talento. Estas soluciones, ya vienen preintegradas, eliminando la necesidad de conexiones adicionales.

La integración de la IA con el resto de sistemas de RRHH

Si 2023 fue el año en el que la Inteligencia Artificial se convirtió en un furor, podemos decir que 2024 es el año de consolidación de esta tecnología. Los departamentos de Recursos Humanos son un claro ejemplo de cómo poco a poco estas plataformas van ganando terreno en el sector.

Ya lo dice el informe Evolving together: Flourishing in the AI ​​workforce de BSI, donde el 81% de los líderes empresariales afirman que están invirtiendo activamente en IA. 

El mismo informe establece que el 71% de los gerentes son conscientes de que algunos aspectos de la gestión del desempeño están respaldados por la IA en su organización.

Asimismo, el 67% de los líderes empresariales que invierten en herramientas basadas en IA aseguran que utilizan esta tecnología para apoyar cualquier etapa del proceso de reclutamiento de candidatos.

Por otro lado, una encuesta de 2024 de SHRM establece que 1 de cada 4 empleadores utiliza Inteligencia Artificial para respaldar algunas actividades relacionadas con RRHH. 

De esta misma encuesta se desprende que las áreas principales en las que las organizaciones utilizan la IA en RRHH incluyen:

• 65% reclutamiento, entrevistas y contratación. 

• 43% aprendizaje y desarrollo. 

• 25% gestión del desempeño.

De manera que la Inteligencia Artificial se ha convertido en un sistema más dentro del ecosistema tecnológico de HR. Muchos de los que aún están indecisos de su adopción tienen dudas sobre cómo integrar esta tecnología con el resto de sus aplicaciones. 

Por eso, en los siguientes apartados vamos a contarte cómo puedes integrar una plataforma de IA de forma rápida y sencilla, poniendo como ejemplo la solución que brinda Lara AI. 

¿Por qué integrar Lara AI con tus sistemas de RRHH?

Lara AI es un software de RRHH enfocado en mejorar la experiencia del colaborador con Inteligencia Artificial. Nos gusta pensarlo como un miembro virtual del equipo de HR que se ocupa de:

• Establecer conversaciones con los empleados.

• Obtener información detallada de su experiencia.

• Generar valiosas People Analytics en tiempo real para poder tomar decisiones ágiles y efectivas dentro del área. 

Gracias  a ello las empresas tienen más posibilidades de mejorar la experiencia de los colaboradores, aumentar su engagement y prevenir la salida de trabajadores y los altos costos de la rotación de personal. 

Además, los módulos de Mesa de Ayuda y Onboarding complementan estas funciones para cubrir otras necesidades dentro del área como: 

• Responder automáticamente las preguntas frecuentes de los colaboradores, así como las dudas que puedan tener en sus primeros días en la empresa.

• Gestionar solicitudes. 

• Enviar recordatorios. 

• Liberar al equipo de HR de las tareas repetitivas. 

En síntesis, Lara AI es un sistema de Recursos Humanos basado en IA que te permite integrar fácilmente esta tecnología para que puedas potenciar las capacidades de tu equipo de HR. 

¿Cómo integrar Lara AI con tus sistemas de Recursos Humanos?

Para que el chatbot de Lara AI pueda interactuar con los colaboradores necesita conocerlos y acceder a toda la información que la empresa tenga de ellos en el resto de sus sistemas. 

Existe una forma sencilla de facilitar esta gestión, precisamente mediante la integración de aplicaciones.

Nuestra plataforma tiene la capacidad de integrarse con los diferentes sistemas que actualmente utilice tu empresa tales como Google Spreadsheets  o plataformas de Recursos Humanos como: Bamboo, Factorial, hiBob, Visma o Rankmi. 

En nuestra página de Ayuda encontrarás los instructivos con el paso a paso para completar cada integración a través de la API de cada software o el método SFTP según cada caso. Además, puedes contar con el acompañamiento y soporte de nuestro equipo a lo largo de todo el proceso. 

Integra Lara AI con las plataformas favoritas de tu equipo 

¿Sabías que además de los sistemas de HR puedes integrar Lara AI con las aplicaciones que usan tus empleados todos los días? Esta es una de las grandes ventajas de sumar nuestra plataforma en los procesos de gestión de personal. Ya que el bot de Lara se integra con sistemas de mensajería como:

• WhatsApp.

• Slack.

• Google Chat.

• Microsoft Teams.

Esto facilita la adopción de nuestra herramienta por parte de tus colaboradores y aumenta las tasas de participación en las conversaciones que genera Lara. Algo clave para poder alcanzar y mantener la cercanía necesaria incluso con tus empleados más remotos.

En conclusión

La integración de sistemas en RRHH puede ayudarte a aumentar la productividad del área, reducir los errores humanos, mejorar la disponibilidad y seguridad de los  datos y hacer de Recursos Humanos un departamento mucho más eficiente.

Lo mejor de todo es que, como vimos a lo largo del artículo, hay diversos métodos para llevar a cabo esta integración.

Si estás pensando en sumar una plataforma de HR basada en Inteligencia Artificial como Lara AI, ahora también sabes lo sencillo que puede ser integrarla en tu ecosistema digital para aprovechar las aplicaciones favoritas de tu equipo.

Agenda una demo y comienza a potenciar tu departamento de RRHH.