Costos de rotación de personal: ¿Cuánto cuesta perder a un colaborador?

Costo de rotación

De acuerdo con el periódico El Economista el 24-44% de los trabajadores en Argentina, Brasil, Ecuador, México, Paraguay y Perú cambian de trabajo cada año. Esto genera tasas de turnover elevadas y costos de rotación de personal que se transforman en un verdadero problema para las empresas de la región. 

En este artículo vamos a explorar en detalle cuánto cuesta perder a un empleado desde la óptica financiera y analizaremos el impacto que esto tiene en el employee experience en términos generales en las organizaciones. 

¿Qué son los costos de rotación?

Si la rotación laboral es el movimiento de entrada y salida de empleados en las organizaciones, los costos de la rotación de personal representan el impacto económico, productivo y cultural que tiene para la empresa cada uno de esos movimientos de talento.

Según el autor y experto en administración y gestión de Recursos Humanos Idalberto Chiavenato “el costo de rotación de personal representa todo desembolso de dinero, o que pueda expresarse en términos monetarios, relacionado directa o indirectamente con la desvinculación del personal de la empresa”. 

En otras palabras, los costos de rotación de personal en una empresa son los gastos tangibles e intangibles en los que incurren las compañías cuando los colaboradores dejan su empleo y tienen que reemplazarlos. Así como las consecuencias que esto tiene en la moral del equipo y su desempeño. 

Tipos de costos de rotación de personal 

En RRHH se consideran al menos tres tipos de costos de rotación de personal: los costos primarios, secundarios y terciarios. 

Costos primarios de la rotación de personal

Los costos primarios de la rotación de personal son los que se relacionan de forma directa con la salida de cada colaborador y su reemplazo. 

Estos costos directos son fáciles de medir en términos económicos y se relacionan a la inversión que deben hacer las compañías para encontrar, contratar y capacitar al nuevo talento. 

Entre los costos primarios se incluyen los siguientes:

• Costos de reclutamiento. Estos incluyen la publicidad de puestos vacantes, el uso de agencias de contratación o plataformas de empleo, la realización de entrevistas y el tiempo y recursos destinados a la selección y contratación.

• Costos de incorporación. Aquí se incluyen todos los costos asociados con la orientación y el onboarding de los nuevos empleados, respecto de las políticas y procedimientos de la empresa y el tiempo de gestión administrativa. 

• Costos de capacitación. Los empleadores deben brindar herramientas y programas de capacitación y desarrollo para que el personal pueda desempeñar sus funciones, lo que también tiene un costo. De hecho, según la Asociación para el Desarrollo del Talento, las organizaciones gastan un promedio de $1.252 dólares por empleado en iniciativas de capacitación y desarrollo. 

• Costos de desvinculación. En este caso, se incluye el pago de vacaciones no utilizadas, el finiquito o indemnización si procede, el costo de las entrevistas de salida y toda la gestión administrativa de la baja de un empleado. 

  
  

Costos secundarios de la rotación de personal

Si bien no todas las empresas suelen medir los costos secundarios de la rotación de personal, lo cierto es que estos tienen un impacto en el employee experience, en el rendimiento organizacional y en los planes de crecimiento de la empresa.

Por ejemplo, tener vacantes vacías y no poder cubrirlas durante un periodo puede hacer que los colaboradores actuales del equipo asuman responsabilidades adicionales. 

A su vez, esto puede generar un mayor desgaste y afectar su productividad, junto con su nivel de motivación y compromiso. Tan complejos son estos costos que incluso podrían derivar en un aumento del riesgo de partida de los empleados que todavía trabajan en la empresa. 

Como podemos ver, los costos secundarios de rotación laboral son cualitativos y suelen incluir efectos en la producción, en la actitud y desempeño del personal, en el clima laboral y en el rendimiento general de la compañía. 

Costos terciarios de la rotación de personal

Cuando hablamos de los costos terciarios de la rotación de personal nos referimos a todos esos efectos colaterales que tienen un impacto en el mediano y largo plazo en las organizaciones. 

Mientras que los costos primarios son cuantificables y los secundarios son cualitativos, los costos terciarios sólo se pueden estimar con el paso del tiempo. 

Para ello es clave evaluar con regularidad el estado del turnover en las empresas y su impacto en las distintas dimensiones de la experiencia de empleados y del rendimiento organizacional.

Entre los costos terciarios de rotación se encuentran: 

• Pérdida de conocimiento organizacional. Cuando los empleados abandonan una empresa se llevan consigo los conocimientos que tienen sobre su funcionamiento, sus valores y cultura. Esto tiene un costo, ya que encontrar conocimientos y habilidades similares puede ser todo un reto. 

• Impacto cultural. Cada vez que un colaborador deja la compañía genera un impacto en quienes se quedan. Esto no solo afecta su moral y compromiso, sino que también repercute en la cultura laboral. 

• Pérdida de reputación. Además, la rotación de personal también puede impactar en la reputación de la empresa y su marca empleadora. Lo que genera mayores costos para transformar la reputación negativa.

• Impacto en los clientes. La falta de personal para cubrir la demanda de los clientes es otro costo de la rotación. Esto puede generar retrasos o incluso interrupciones en el servicio. Pero también ocurre que los nuevos empleados suelen tardar más en completar tareas y resolver problemas, lo que puede afectar la calidad de atención que recibe la clientela. 

  
  

¿Cómo calcular el costo de la rotación de personal paso a paso?

Aprender a calcular los costos de rotación de personal puede ser clave para medir, en principio, el impacto financiero que tiene este fenómeno en tu empresa. A continuación, te compartimos los 5 pasos para calcular el costo del turnover. 

1. Definir un marco temporal 

Para comenzar, es necesario definir el marco temporal en el que se realizará la medición. Es decir, un período para el cual calcularán los costos de rotación. 

Por ejemplo, hay empresas que realizan esta evaluación de forma semestral o anual. También hay compañías que prefieren hacer mediciones más frecuentes y evalúan el costo de rotación de personal de manera trimestral. 

2. Determinar el costo de la salida de empleados

A continuación, la sugerencia es enlistar todos los costos primarios asociados con la salida de cada empleado de la organización. Como vimos antes, hay gastos vinculados a la gestión de salida, como el pago de vacaciones adeudadas, finiquito o liquidación final, así como costos administrativos. 

3. Identificar los costos de las nuevas contrataciones

Uno de los costos de rotación de personal más elevados se relaciona con el reclutamiento y selección de nuevos empleados. De hecho, hay distintas estimaciones sobre el costo monetario de cubrir una vacante a causa de la rotación laboral:

• Según Gallup reemplazar un colaborador cuesta el 150% de su salario anual. 

• El Center for American Progress afirma que en una compañía con una alta rotación, los reemplazos pueden costar hasta el 213% del costo anual del salario medio de esa organización.

• Una investigación reciente de SHRM muestra que el  costo promedio de contratar a un empleado nuevo es de aproximadamente $4700 dólares. 

Entonces, establecer los costos asociados con la contratación y la incorporación de nuevos empleados es clave para conocer cuánto le cuesta a la empresa cubrir cada vacante que se produce por rotación involuntaria. 

Esto puede incluir costos de reclutamiento, onboarding, capacitación y desarrollo. 

4. Calcular los costos de pérdida de productividad

La pérdida de productividad debido a un puesto vacante también genera un impacto organizacional que se puede evaluar. La fórmula para medir la productividad laboral es: Productos o servicios producidos/Recursos utilizados.

Más allá de esta métrica, hay otras variables que se pueden contemplar que, aunque no generen valores numéricos a incluir dentro del cálculo, sí permiten obtener datos cualitativos clave para tomar decisiones en torno a la gestión de talento.

Nos referimos a la medición de la experiencia y el compromiso de los empleados. Es importante obtener datos concretos de estas dimensiones para poder entender el impacto que tienen en la productividad general de la empresa. 

Esto lo puedes hacer a través de la plataforma de People Experience de Lara AI, que te permite acceder a People Analytics en tiempo real, para ver y crear todo tipo de métricas y analíticas sobre el engagement y la experiencia de tus colaboradores.

Así, podrás tener un conocimiento más profundo del impacto que tiene en la productividad, la motivación y la moral de tu equipo cada salida de un colaborador de tu empresa. 

5. Calcular el costo total de la rotación de personal

En este punto, sólo tienes que sumar los costos que has identificado en los pasos anteriores, para poder obtener el costo total de la rotación de personal en tu compañía. 

También puedes estimar el costo total de rotación laboral en tu compañía con la siguiente fórmula: número total de empleados x tasa de rotación x costo medio de salida.

• Recuerda que la tasa de rotación es el número de empleados que se fueron de la empresa, dividido por el número medio de empleados en un periodo determinado. 

• Mientras que el costo promedio de rotación se obtiene al dividir los gastos totales por el número de salidas. 

  
  

¿Cómo prevenir los costos de la rotación de colaboradores?

De acuerdo con el Estudio Tendencias Globales de Talento 2024 de Mercer, la mayoría de los gerentes de HR tienen planes para mejorar la propuesta de valor y la experiencia de empleados, con el fin de atraer y retener a los mejores talentos. 

Sin embargo, los altos índices de rotación  en las empresas de Latam demuestran que se invierte mucho en atraer, pero no tanto en la retención y esto es lo que da como resultado más salidas de las deseadas y, por consiguiente, costos de rotación más elevados para reemplazar a esos colaboradores que se van.

¿La solución? Crear estrategias de retención de talento más efectivas que prioricen al personal que ya está trabajando en la empresa. Esto puede requerir tomar medidas que garanticen:

Mayor estabilidad financiera 

Sí, el dinero importa y por eso es un factor de retención de empleados que no puedes dejar de lado. Ofrecer salarios y beneficios competitivos es clave para que el talento permanezca por más tiempo en tu compañía.

Propuestas de desarrollo

La capacidad de crecer en un empleo es algo que el talento valora cada vez más. Se trata de transmitir la idea de que el personal puede hacer una carrera en la empresa, incluso si su puesto actual se transforma o se elimina. 

Más flexibilidad 

Eso de que los trabajadores quieren elegir cuándo y dónde trabajar sigue vigente. Aunque en muchas industrias es más difícil de implementar, incluso en sectores como el retail o manufactura, la flexibilidad se puede aplicar al tipo de jornada laboral ofrecida y a la gestión de días de descanso y tiempo libre.

Mejor liderazgo

¿Sabías que una de las causas de rotación laboral más comunes en empresas de Latam se relacionan con los malos liderazgos? De hecho, el 70% de la falta de compromiso del talento está determinada por los “malos jefes”, según investigaciones de Gallup.

Por eso, capacitar a los líderes para que sean mejores en su rol puede servir de palanca para transformar los entornos laborales positivamente y, con ello, mejorar la retención de personal. 

Escucha continua 

Al  final, ninguna estrategia de retención de talento puede prosperar sin escuchar lo que los empleados tienen para decir sobre su experiencia en la empresa. Es un hecho que los colaboradores quieren ser escuchados y tenidos en cuenta, sobre todo en las decisiones que los afectan.

Por eso es clave mantener la escucha continua en los centros de trabajo, para  entender cuáles son las necesidades del personal y poder responder de forma proactiva a ello. 

En este punto, contar con una herramienta de escucha continua como Lara AI puede marcar la diferencia. Nuestra plataforma te permite mantener conversaciones personalizadas con tus colaboradores, obtener información detallada de su experiencia y genera valiosas People Analytics en tiempo real.

​​​Gracias a ello puedes generar una mayor cercanía con tu equipo, mientras conoces lo que piensan y cómo se sienten en la empresa y predices, entre otras cosas, riesgos de rotación para actuar a tiempo. 

Gracias a estas funcionalidades nuestros clientes lograron reducir un 20% la rotación involuntaria promedio en los primeros 6 meses y un Retorno de la Inversión de un 100-150%. 

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