Onboarding digital de empleados: ¿cómo diseñarlo en 6 pasos?

Onboarding digital de empleados

Como das la bienvenida a tus nuevos colaboradores puede ser decisivo en el futuro de su relación laboral con la empresa. De hecho, los empleados cuya experiencia de incorporación fue excepcional tienen 2,6 veces más probabilidades de estar satisfechos y permanecer por más tiempo en su puesto, según Gallup.

La pregunta es: ¿cómo lograr que esa primera experiencia sea memorable? La respuesta está en el onboarding digital, un proceso que permite integrar al nuevo talento de manera ágil, sin fricciones e incluso desde la comodidad de su casa.

Por eso en este artículo te contamos qué es el onboarding digital, cuáles son sus beneficios y cómo diseñar un proceso efectivo paso a paso para que cada incorporación se convierta en el inicio de una relación laboral duradera. 

¿Qué es el onboarding digital de empleados?

El onboarding digital es el proceso de incorporar nuevos empleados utilizando tecnología de HR para facilitar y optimizar cada etapa. A diferencia del onboarding tradicional, el digital se apoya en plataformas online para ofrecer una experiencia más ágil, personalizada y accesible desde cualquier lugar.

El objetivo es el mismo, es decir, que el nuevo colaborador entienda la cultura, las políticas y las dinámicas de trabajo de la organización. La diferencia entre el onboarding digital y el tradicional está en el cómo:

• En lugar de firmar contratos en papel, se utilizan sistemas de firma digital.

• Las capacitaciones presenciales se reemplazan por módulos de entrenamiento online que pueden completarse a distancia.

• Los recorridos físicos por la oficina se sustituyen por tours virtuales o presentaciones interactivas.

• La comunicación con RRHH y el equipo se centraliza en plataformas digitales e incluso mediante chatbots impulsados por Inteligencia Artificial, que automatizan el intercambio de mensajes y resuelven dudas frecuentes. 

Así, el onboarding digital en Recursos Humanos se ha vuelto esencial en entornos de trabajo híbrido y remoto, donde las organizaciones necesitan garantizar que la incorporación del talento sea consistente, sin importar la ubicación de cada colaborador.

Beneficios del onboarding digital

Implementar un onboarding remoto o digital es una apuesta por modernizar los procesos de Recursos Humanos, al tiempo que transforma la manera en que los nuevos empleados viven sus primeros días en la empresa. Entre los principales beneficios de este tipo de incorporación se destacan los siguientes:

• Mejora la experiencia del empleado: un proceso digitalizado transmite orden, claridad y acompañamiento. El colaborador siente que su llegada fue planificada, lo que impacta directamente en su confianza y experiencia.

• Acelera la integración de los nuevos ingresos: gracias a las herramientas digitales, los empleados pueden familiarizarse más rápido con la cultura, los equipos y sus responsabilidades, incluso antes de incorporarse de manera presencial. Reduciendo así el tiempo de adaptación de cada colaborador. 

• Reduce la carga operativa de HR: la automatización de tareas repetitivas, como el envío de documentos, recordatorios o accesos a plataformas, hace el proceso de onboarding en RRHH hasta 3 veces más ágil y eficiente.

• Favorece la retención de talento: una buena inducción marca la diferencia entre un empleado que se siente motivado y uno que se plantea abandonar la empresa en los primeros meses. Según un estudio de BambooHR el 89% del  talento que tiene una incorporación eficaz está más  comprometido con su trabajo, lo que repercute en la tasa de permanencia. 

• Se adapta al trabajo remoto e híbrido: a diferencia del onboarding en una empresa más bien tradicional, la versión digital rompe las barreras de ubicación y tiempo, permitiendo que un colaborador se incorpore desde cualquier lugar del mundo.

  
  

Ejemplos de onboarding digital en Recursos Humanos

Incorporar talento con tecnología va más allá de enviar un correo de bienvenida o entregar manuales en PDF. Se trata de crear una experiencia completa y personalizada para que los nuevos colaboradores se sientan acompañados desde el primer día, incluso si trabajan de forma remota. 

Entonces, para entender mejor de qué se trata, te compartimos algunos ejemplos de onboarding digital: 

• Checklists digitales automatizados: en lugar de hojas impresas, el colaborador recibe un itinerario en línea con cada paso a completar. Desde la firma de documentos y capacitaciones iniciales, hasta las reuniones clave o accesos a sistemas. 

• Respuestas 24/7: uno de los aspectos clave del onboarding digital es usar la tecnología para mantener la cercanía con el talento. En este sentido, hay plataformas de HR como Lara AI que integran un agente de IA, que está disponible 24x7 para responder las dudas de los colaboradores durante su onboarding y también previo a este. 

• Encuestas y feedback en tiempo real: permiten medir cómo está viviendo el nuevo colaborador la experiencia de incorporación y detectar áreas de mejora.

• Recorridos virtuales de la empresa: a través de videos o tours interactivos, los nuevos ingresos pueden conocer la cultura, los valores y a sus futuros compañeros, sin importar dónde estén ubicados.

• Plataformas de aprendizaje online: los módulos de capacitación se adaptan al rol de cada persona, asegurando que la información sea relevante y fácil de consumir.

• Buddy o mentor digital: existen sistemas que asignan un compañero de referencia para guiar a los nuevos ingresos, reforzando la integración en el equipo.

¿Cómo diseñar el proceso de onboarding digital para tus colaboradores? 6 pasos clave

El éxito de un proceso de onboarding digital en Recursos Humanos depende sobre todo de diseñar una experiencia integral que combine organización, personalización y acompañamiento. ¿Cuáles son los pasos clave para lograrlo? Te lo contamos a continuación. 

1. Definir los objetivos del onboarding digital

Es natural querer comenzar por elegir las herramientas que te puedan ayudar a digitalizar el proceso, pero antes de decidir tomate un tiempo para establecer qué esperas lograr. 

A veces se busca reducir el tiempo de adaptación de los nuevos empleados, otras veces el objetivo es mejorar la retención de talento, aumentar el engagement o estandarizar el proceso de incorporación. Como sea, el primer paso para diseñar un onboarding digital efectivo es tomarse un momento para decidir qué se pretende mejorar con este nuevo plan.

2. Centralizar la información en un solo lugar

Si hay un mantra a respetar en el diseño  de cualquier proceso de onboarding de nuevos empleados es facilitar al máximo las cosas a quien se incorpora al equipo. Esto quiere decir, entre otras cosas, que los nuevos colaboradores deben tener un acceso sencillo a contratos, políticas internas, organigramas y capacitaciones. 

Una plataforma de experiencia del empleado permite organizar todo este contenido de forma centralizada y evitar confusiones y pérdida de tiempo para el nuevo personal. 

3. Personalizar la experiencia de incorporación

No todas las incorporaciones requieren la misma información, por eso lo ideal es ajustar el recorrido según el rol, el área y el nivel de responsabilidad del colaborador. Aquí es donde el onboarding digital en RRHH marca la diferencia frente al modelo tradicional, ya que la personalización es mucho más sencilla si te apoyas en la tecnología adecuada. 

Por ejemplo, un software de experiencia del empleado te permite diseñar recorridos a la medida de cada colaborador, gracias a la información que se va recabando en el sistema. 

En el caso del onboarding con Lara AI, además de permitirte medir de forma regular la experiencia del nuevo talento, se generan alertas tempranas cuando algo no va del todo bien, lo que ayuda a ajustar el proceso según sea necesario. 

4. Automatizar tareas administrativas y de comunicación

Eliminar la fricción que generan en HR las tareas repetitivas como el envío de documentos o los recordatorios es clave para lograr la personalización de la que hablábamos antes. Porque al automatizar esas tareas meramente operativas, RRHH tiene más tiempo para estar cerca de las nuevas incorporaciones.

Estas acciones más bien administrativas se pueden programar y ejecutar automáticamente, garantizando que no quede ningún paso sin cumplir y liberando tiempo valioso del área de people. 

5. Crear espacios de interacción y feedback

La incorporación no debería ser un proceso unidireccional. Esto quiere decir que en la medida de lo posible tendría que existir una interacción frecuente entre la empresa y los nuevos colaboradores. Es decir una comunicación fluida entre ambas partes. 

En este punto el onboarding digital también plantea una solución, ya que herramientas como las encuestas online, chatbots de soporte o sesiones virtuales de bienvenida permiten que los colaboradores hagan preguntas y compartan cómo están viviendo su llegada.

6. Medir y ajustar el proceso de manera continua

La realidad es que un onboarding efectivo es aquel que evoluciona con el tiempo porque las necesidades del talento no son siempre las mismas. De ahí que resulte  clave medir el proceso y ajustar para garantizar la mejora continua. 

Algunos indicadores de HR que se pueden medir en este caso son: nivel de satisfacción de los nuevos ingresos, velocidad de integración, tasa de retención, entre otros. 

¿Qué herramientas utilizar para el onboarding remoto en RRHH?

Para que el onboarding remoto funcione, no alcanza con digitalizar papeles o enviar información por correo. Se necesitan herramientas que acompañen al nuevo colaborador de forma cercana, combinando automatización, comunicación y experiencia. 

Por supuesto, a estas alturas hay una infinidad de soluciones en el mercado, pero entre las las más utilizadas en Recursos Humanos se destacan:

• Plataformas de gestión documental: permiten centralizar la firma digital de contratos, el acceso a políticas internas y la carga de información personal.

• Sistemas de capacitación online: facilitan la formación inicial de manera flexible, adaptada al rol y ritmo de cada empleado.

• Herramientas de comunicación y colaboración: chats internos o espacios de trabajo virtual, que ayudan a conectar rápidamente a los nuevos empleados con sus equipos.

• Plataformas de experiencia del colaborador: integran todos los pasos del onboarding en un solo lugar y permiten personalizar, medir y mejorar la experiencia de incorporación.

En este último punto se destaca Lara AI, una solución diseñada para acompañar al talento a lo largo de todo su ciclo de vida en la empresa, desde el onboarding hasta la salida. Así, con nuestra plataforma puedes: 

• Automatizar cada etapa del proceso. 

• Personalizar la experiencia del colaborador enviando mensajes y recordatorios relevantes según su rol.

• Medir la satisfacción y el engagement en tiempo real, gracias a encuestas  automatizadas, conversaciones 1 a 1 y análisis de feedback.

• Acompañar de manera continua, con un agente de IA que resuelve dudas frecuentes y evita la sobrecarga del área de Recursos Humanos.

De esta forma, el proceso de incorporación se vuelve más eficiente, cercano y humano. 

Agenda una demo con Lara AI y convierte al onboarding en el punto de partida de una gran relación laboral con tus colaboradores.