¿Qué es y cómo hacer un onboarding de empleados exitoso?
Que tus colaboradores se dediquen con empeño a su nuevo trabajo o que se queden sin ánimo para afrontar sus funciones, puede depender de algo tan simple como el onboarding o proceso de incorporación.
Si en tu empresa no hay una estrategia de onboarding de empleados para darles la bienvenida y explicarles lo necesario sobre su nuevo puesto, entonces, ya vas tarde.
Improvisar no es una opción en esta clase de procesos, sobre todo si quieres garantizar un employee experience acorde a las expectativas de tu personal y a las promesas que hiciste en la instancia de reclutamiento y selección.
Por eso en esta guía vamos a explicarte qué es el onboarding, cuál es su importancia, por qué no es igual onboarding o inducción y cómo diseñar este proceso en tu organización.
¿Qué es el onboarding?
El significado de onboarding en español es “abordar”. Por ello se suele usar la metáfora del barco, donde el onboarding representa el proceso a través del cual los empleados se suben a bordo de la estrategia de la empresa y se integran a esta para lograr un objetivo en común: el éxito del negocio.
En la práctica, el onboarding es el proceso de incorporación del talento con el que la organización le da la bienvenida a sus nuevos empleados y les dice todo lo que necesitan saber sobre su lugar de trabajo, entre otras cosas:
Cómo es la cultura organizacional.
Cuáles son las normas que se deben cumplir.
Cuáles son las perspectivas de desarrollo y crecimiento.
Cómo se trabaja en equipo.
Cuáles son sus funciones y responsabilidades.
Qué objetivos deben cumplir.
Así, el onboarding en recursos humanos es una tarea crucial, mediante la cual los nuevos colaboradores adquieren los conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para integrarse a la organización de manera efectiva.
¿Qué es onboarding e inducción?
Un aspecto que debe quedar claro para avanzar es que este proceso no es una acción o evento de un solo día. Lleva tiempo incorporar por completo a los nuevos colaboradores y, en este punto, es donde debemos marcar la diferencia entre onboarding e inducción.
Con frecuencia en muchas empresas se confunde el onboarding de empleados con la inducción, creyendo que son lo mismo. Pero lo cierto es que son procesos distintos.
Por un lado, la inducción, también llamada orientación, a cargo de RR.HH. comienza con las tareas administrativas que se requieren en toda contratación. Es decir, la finalización de trámites, firma de contratos y otros documentos.
Asimismo, en la inducción se da el proceso de capacitación inicial de un colaborador, en sus primeros días. Por ello, la orientación se centra predominantemente en las tareas del nuevo empleado y normalmente incluye:
Asignación de claves de acceso, espacios de trabajo, dispositivos e inicios de sesión de software.
Recorrido por la oficina o lugar de trabajo.
Capacitación en seguridad en la empresa.
Capacitación en relación al cumplimiento de normas y protocolos.
Entrenamiento dentro del área o equipo de pertenencia.
Por su parte, el onboarding es considerado un proceso integral, que va mucho más allá del departamento de talento e involucra a la gerencia y al resto de empleados y que, según SHRM (Society for Human Resource Management), puede durar hasta 12 meses.
En definitiva, el onboarding es el proceso de integrar nuevos empleados en la cultura de la empresa y capacitarlos para que puedan alcanzar la productividad plena en sus funciones y los objetivos asignados a su rol.
¿Por qué es importante el onboarding en las empresas?
El onboarding demuestra que es cierto que la primera impresión es la que cuenta. Para muestras solo necesitamos revisar el impacto que este proceso tiene en la rotación de talento.
Según Harvard Business Review el 23% de las nuevas contrataciones se van de la empresa antes de cumplir un año en ella. Mientras que durante su primer semestre laboral al menos el 33% de los colaboradores sigue buscando otro empleo.
¿Esto cambiaría si el proceso de onboarding fuera más óptimo? De acuerdo con SHRM el 69% de los trabajadores tiene más probabilidades de permanecer en una compañía durante 3 años si su experiencia de incorporación es positiva.
Por otro lado, una encuesta realizada a principios de este año por Paychex reveló que el 52% de los nuevos empleados se sienten poco capacitados después de la incorporación. Lo que afecta negativamente su productividad.
Asimismo, mientras que el 51% de los empleados estaría dispuesto a rendir al máximo en su trabajo si tuvieran una buena experiencia de onboarding, una mala experiencia podría hacer que su engagement laboral disminuyera.
Pero, sin dudas, la estadística más reveladora que se extrae de la encuesta que mencionamos antes es la que revela que el 50% de los empleados recién contratados planea dejar su trabajo pronto.
¿La contracara de esto? La idea de renunciar a sus empleos es lejana para aquellos que reciben la capacitación y el acompañamiento adecuado en su proceso de onboarding. Ya que solo el 7% de estos colaboradores tienen previsto marcharse pronto.
¿Entonces? El onboarding tiene influencia directa en la retención de empleados, su productividad, desempeño y compromiso. Es tiempo de aprender a estructurar este proceso de manera adecuada y eso lo veremos a continuación.
¿Cómo hacer un onboarding efectivo en una empresa?
Como gerente o directivo de una empresa no siempre puedes tener control sobre todos los aspectos relacionados a la incorporación de empleados. La gestión del onboarding desde Recursos Humanos suele ser lo usual, sobre todo en el caso de las partes más administrativas del proceso.
Esto deja lugar a que los directivos asuman la responsabilidad de diseñar e implementar los otros aspectos del onboarding.
¿Qué implica esto?
Ayudar a los nuevos colaboradores a insertarse en sus equipos.
Comprender el alcance de su rol y funciones.
Asimilar la cultura organizacional.
Tener conocimiento del impacto de su labor en la empresa.
Brindar apoyo continuo.
Se trata de diseñar una experiencia de incorporación más sólida para tu nuevo personal. Para ayudarte a hacerlo te compartimos las siguientes recomendaciones:
Crear un cronograma para el onboarding
Este suele ser uno de los primeros pasos al diseñar el proceso de onboarding de empleados, dado que sirve para detallar los tiempos de cada fase o etapa en la incorporación del nuevo talento.
Así, puedes trazar un camino claro que deberá seguir el personal desde su primer día de trabajo, lo que también ayuda a disminuir la incertidumbre y la ansiedad que puede generar iniciar en un nuevo empleo.
¿Qué aspectos deberías tener en cuenta en este cronograma?
El momento de inicio del proceso.
Cuál será la duración del proceso de incorporación del colaborador.
En qué momento del proceso se le compartirá la información general y específica vinculada a su rol.
Cuándo se llevarán a cabo las sesiones de capacitación para compartir esta información.
Quiénes serán parte del proceso de onboarding del empleado.
Cuáles son los objetivos que debe alcanzar el nuevo talento en cada etapa (primer día, primera semana, mes, 3 meses, 6 meses, un año).
Cuándo se realizarán sesiones de retroalimentación para darle seguimiento al proceso.
Organizar la logística del onboarding
Como vimos antes, las primeras fases de un proceso de incorporación de empleados son las destinadas a la inducción. Con lo cual, hay muchas tareas administrativas que realizar.
En esta instancia es necesario organizar la logística del onboarding, entendida como el flujo de tareas operativas que son necesarias para la incorporación de un nuevo colaborador. Algunas de estas acciones pueden ser:
Realizar la configuración técnica de las herramientas que tendrá que utilizar el colaborador, por ejemplo, de su ordenador y los distintos software que necesite.
Crear su usuario para darle acceso tanto al centro de trabajo, como a las distintas plataformas que deba usar para sus tareas e interactuar con el resto de personas en la empresa.
Solicitar la documentación necesaria para darlo de alta como trabajador formal en la compañía y en el sistema de seguridad social, así como establecer el mecanismo para incluirlo en el proceso de nómina.
Brindar las capacitaciones obligatorias sobre seguridad en el trabajo.
Definir qué información compartir con el nuevo talento en su proceso de onboarding
Si repasamos qué es el onboarding, claramente podemos ver que, en esencia, se trata de un proceso de aprendizaje. Esto significa que una parte de la tarea de diseñar el onboarding consiste en brindarle a los nuevos empleados la información y la capacitación que necesitan para asumir su nuevo puesto.
En este punto podemos ver que hay información general e información específica para cada rol.
En el caso de la información general para los nuevos empleadores, es imprescindible dejar en claro:
Valores, visión, misión y el tipo de cultura laboral en la empresa.
Políticas de la compañía.
Procesos de la empresa.
Estructura organizacional, organigrama y su respectiva distribución de responsabilidades.
Con respecto a la información específica para cada rol, lo que se suele detallar es:
Responsabilidades, funciones, tareas y expectativas individuales.
Procesos específicos que influyen en su puesto y, por lo tanto, de los que debe estar en conocimiento y participar cada colaborador.
Procesos particulares del equipo en el que se integrará.
Herramientas que va a utilizar en el desarrollo de sus tareas.
Determinar con qué equipos y personas deben estar en contacto las nuevas incorporaciones
Como líder de una compañía también tienes un papel fundamental en la integración de los nuevos colaboradores en sus equipos y en las experiencias y percepciones iniciales de este talento.
Una de las tareas clave para proporcionar procesos de onboarding satisfactorios es fomentar el sentido de pertenencia desde el principio. Aunque esto no se puede forzar, sino que es una construcción que lleva tiempo, hay medidas que se pueden tomar para promoverlo con mayor eficacia.
Ayudarlos a hacer las conexiones adecuadas. Puedes ayudar a tus nuevos empleados en el onboarding a conectarse con las personas correctas para trabajar en los distintos proyectos que se les asigne.
Unir a los nuevos colaboradores con empleados más experimentados. Esta es una práctica cada vez más utilizada, se trata de designar a un miembro del equipo que ya tenga cierta experiencia dentro de la empresa para que ejerza el rol de mentor o “colega” de referencia. Este puede brindar información valiosa sobre la dinámica del equipo y la cultura de la compañía.
Hacer de las reuniones un espacio seguro. Suele suceder que las nuevas incorporaciones no den su opinión por pudor o por no tener suficiente experiencia. Por eso es importante establecer espacios de confianza, donde los nuevos empleados se sientan seguros de compartir sus puntos de vista.
Garantizar la escucha. Para lograr el sentido de pertenencia los trabajadores deben sentirse involucrados y escuchados. Una parte fundamental de diseñar el onboarding es crear mecanismos para que el nuevo personal sienta que sus opiniones son valoradas.
Darle seguimiento a la incorporación del talento
Entre las mejores prácticas que garantizan un onboarding de empleados exitoso está la evaluación y perfeccionamiento continuo de este proceso, a partir del feedback de los nuevos empleados.
En este punto, la tarea es solicitar comentarios, mantener conversaciones uno a uno o realizar encuestas. El objetivo es obtener información de primera mano sobre lo que funcionó y lo que podría mejorarse en la incorporación de personal.
La iteración del onboarding en función del feedback de los empleados puede dar más garantías de que el proceso es efectivo y relevante para los colaboradores, lo que puede traducirse en un mayor compromiso y retención del talento.
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Queda claro que el onboarding no es algo que creas una sola vez y repites sin cesar, incorporación tras incorporación.
Se trata de un proceso en constante transformación, en tanto, a medida que tu compañía crece y sus procesos y equipos se vuelven más complejos, es necesario ajustar criterios y acciones para entregar la mejor experiencia de onboarding al nuevo talento.
En este sentido, obtener comentarios de los colaboradores es esencial para promover la mejora continua del proceso. Lara AI, puede ser una herramienta clave en esta iniciativa.
Nuestra plataforma te permite establecer conversaciones personalizadas con tus colaboradores, obtener información detallada de su experiencia y generar valiosos insights en tiempo real. Lo que te brinda una perspectiva transformadora sobre cómo mejorar la incorporación de empleados.
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