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Cómo un chatbot para Recursos Humanos puede ayudar a tu empresa



Un chatbot para recursos humanos
Chatbot para Recursos Humanos

¿Sabías que los empleados tienen que esperar un promedio de 3 días para obtener una respuesta del área de talento? (Ubisend) Imagina cómo afecta su experiencia en la empresa. Ahora imagina que puedes resolverlo en solo segundos. Eso es lo que puede hacer por tu empresa un chatbot para Recursos Humanos


Pero la atención 24/7 a los colaboradores es tan solo una de las ventajas que puede brindar la incorporación de un bot en RR.HH. ¿Quieres saber qué otros usos y beneficios ofrece esta tecnología? ¡Te lo explicamos a continuación!


¿Qué es un chatbot de Recursos Humanos?

Un chatbot de Recursos Humanos es un asistente virtual, también llamada IA conversacional, que está programado para gestionar diversas tareas y consultas relacionadas con el departamento de HR. 


Pero un chatbot en Recursos Humanos es mucho más que una herramienta para responder preguntas frecuentes, aunque esta sea una de sus funciones más demandadas. 


Esta clase de bot es un sistema inteligente que cuenta con capacidades de IA generativa y procesamiento del lenguaje natural (NLP). Esto le otorga la capacidad de comprender y responder a diversas consultas de los empleados en relación a RR.HH. y por ello genera conversaciones de mayor calidad.  


Esto lo convierte en un aliado imprescindible para recopilar comentarios e información valiosa sobre el employee experience en la empresa, el compromiso de los empleados y la cultura. 


Asimismo, este tipo de herramienta puede automatizar flujos de trabajo y tareas

de los colaboradores, algo que permite ahorrar mucho tiempo a RR.HH.


Así, el objetivo de un chatbot para Recursos Humanos es automatizar y optimizar tareas del área que suelen ser repetitivas y desgastantes para quienes trabajan en ella. Al hacerlo, se consigue:


  • Mejorar significativamente la experiencia de los empleados. 

  • Reducir la carga de trabajo del personal de RR.HH. 

  • Ayudar a que los profesionales del área se concentren en cuestiones más estratégicas y valiosas para los empleados y para la empresa. 


¿Para qué sirve un chatbot en Recursos Humanos?

Poco a poco, los chatbots para Recursos Humanos se están integrando al conjunto de herramientas de los departamentos de HR de muchas empresas de todo el mundo. Esto se debe a las posibilidades que ofrece este aliado tecnológico.


En líneas generales, un chatbot para RR.HH. te permite:

 

  • Responder consultas frecuentes del personal.

  • Facilitar portales de autoservicio. 

  • Realizar encuestas a empleados dentro de la empresa.

  • Recopilar comentarios de los colaboradores.

  • Analizar las respuestas del personal para detectar insights y áreas de mejora.

  • Procesar la información  para que los líderes de equipo puedan realizar cambios en la gestión de empleados. 


A esto debemos agregar la versatilidad de los chatbots en Recursos Humanos, ya que pueden integrarse en distintas plataformas. Desde intranets y sitios web de empresas, hasta plataformas de colaboración de equipos o aplicaciones de mensajería como Slack o WhatsApp. 


Esto es vital, ya que puedes integrar un chatbot en las apps que más utiliza tu personal. Algo que facilita el uso de la herramienta, dado que a tus empleados les resultará más natural hablar con el bot a través de los canales que emplean cotidianamente.  


Además, al tener una presencia multiplataforma tus colaboradores pueden acceder al soporte de RR.HH. mediado por la IA cuándo y dónde lo necesiten. Así puedes hacer que tu comunicación interna sea más ágil y eficiente. Pero también, que se adapte a las necesidades de tus empleados. 


Usos que puedes darle a un chatbot en Recursos Humanos

La llegada de la Inteligencia Artificial en Recursos Humanos significó un antes y un después. Ya hemos visto el impacto de la IA en HR, pero también cómo el 2023 fue el año más importante hasta ahora en el desarrollo de esta tecnología.


Lo que sabemos hasta aquí es que la versatilidad de la IA para Recursos Humanos permite darle varios usos al chatbot dentro del área. Los siguientes son los 6 principales.


1- Reclutamiento y selección

¿Cómo puede ayudar el chatbot de Recursos Humanos en reclutamiento y selección? Hay dos tareas en las que esta herramienta se destaca:


  1. Personaliza la experiencia de los candidatos. La IA generativa para Recursos Humanos ayuda a las empresas a personalizar la comunicación con los aspirantes a un puesto. Esto lo hace:

  2. Al medir la experiencia del candidato a través de preguntas durante el proceso de reclutamiento y posterior a este. 

  3. Cuando brinda información a las personas que participan del proceso. Ya sea sobre los tiempos de cada etapa, el estado en el que se encuentra su postulación o qué esperar en los siguientes días.

  4. Al responder preguntas frecuentes que puedan surgir en estas instancias. 

  5. Automatiza el proceso de entrevistas. Al utilizar un chatbot en Recursos Humanos en reclutamiento y selección  también es posible automatizar las entrevistas preliminares, para poder procesar un volumen mayor de candidatos en menos tiempo. Así, el bot realiza preguntas relevantes para evaluar el interés e idoneidad de cada candidato para el puesto. 


No hace falta decir que este uso de la Inteligencia Artificial en Recursos Humanos reduce la carga de trabajo de los profesionales de HR. De manera que estos pueden centrarse en aspectos más complejos de la contratación, como las entrevistas cara a cara y la toma de decisiones.


2- Onboarding

Otro de los procesos en los que se puede destacar el uso de un chatbot en Recursos Humanos es el onboarding. Ten en cuenta que el modo en que se implementa la incorporación de un nuevo colaborador es crucial para dar forma a la experiencia y percepción que este nuevo empleado tendrá de la empresa.


Por ello, los chatbots de Recursos Humanos pueden ser aliados fundamentales en esta tarea. Estos se encargan de agilizar el proceso al proporcionar a los nuevos trabajadores toda la información necesaria para integrarse al equipo. Desde las políticas y la cultura de la empresa, hasta detalles específicos de su función. 


Un chatbot en el onboarding puede guiar a las nuevas contrataciones a través de las diferentes tareas administrativas que se deben realizar en este proceso. Por ejemplo, completar formularios o configurar cuentas de acceso. 

De manera que el bot consigue que el proceso administrativo sea más ágil y sencillo para el personal


3- Procesos de HR

Aunque hasta aquí todos son procesos de HR, en este caso nos referimos a toda la gama de tareas rutinarias que deben realizar los departamentos de gestión de personas. 


En este sentido, los chatbots de recursos humanos son capaces de gestionar una amplia variedad de tareas como:


  • Procesar solicitudes de recibos de sueldo.

  • Administrar las solicitudes de vacaciones y licencias. 

  • Proporcionar información sobre políticas de RR.HH. y procesos administrativos.

  • Responder consultas sobre beneficios.


Esta automatización no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza una mayor transparencia dentro de los equipos. Ya que todos pueden acceder a la información que necesitan. Lo que al final, también repercute en experiencias más positivas para los empleados. 


4- Capacitación y desarrollo 

¿Sabías que un chatbot también puede ayudar a automatizar el entrenamiento del talento? Esto aplica tanto para las nuevas contrataciones, en el proceso de inducción, como también a lo largo de su viaje dentro de la empresa. 


Un bot puede ser el copiloto perfecto para cada empleado que inicia un proceso de capacitación. Este fomenta una participación más interactiva de los empleados, al generar conversaciones para mantener a cada colaborador motivado con su entrenamiento. 


Asimismo, a través de las conversaciones regulares que mantiene el chatbot con el personal puede ayudar a recopilar un gran volumen de datos sobre sus necesidades y expectativas de formación. Esto sirve para trazar un recorrido de capacitación personalizado y acorde a cada trabajador


5- Employee experience

Si has llegado hasta aquí puede ser bastante evidente que el chatbot para Recursos Humanos es una pieza clave en la mejora del employee experience en las empresas. Pero ¿qué usos puedes darle a esta herramienta en este sentido?


  • Conversa con tu equipo. Genera conversaciones frecuentes con los colaboradores y obtén una mayor visibilidad sobre cómo estos están experimentando su trabajo. 

  • Mide la experiencia de tus empleados en tiempo real. Puedes mantener conversaciones personalizadas con todo el personal cada 30 a 45 días y en los momentos más relevantes de su employee journey. Así, podrás detectar con más precisión casos de desmotivación, falta de compromiso e incluso predecir la rotación de talento en la compañía. 

  • Obtén datos para la toma de decisión. Lo mejor del chatbot es que no solo conversa con tu equipo, sino que al hacerlo recopila un gran volumen de datos que luego analiza y procesa para ofrecer información clara a los líderes de HR. Todo ello puede traducirse en mejores decisiones.


6- Gestión del engagement 

Otro de los usos del chatbot para Recursos Humanos consiste en la gestión del engagement laboral. ¿Cómo la IA puede influir en el compromiso de los empleados? 


Hay numerosas dimensiones dentro de la experiencia de los colaboradores que influyen en su engagement. Entre las más significativas están el sentido de pertenencia, la adecuación a la cultura laboral y, por supuesto, el entorno de trabajo.


Al momento de fomentar un ambiente laboral positivo, el chatbot de Recursos Humanos desempeña un papel central. Este puede comunicarse periódicamente con los empleados y recopilar comentarios sobre su experiencia, bienestar y sus opiniones en relación al entorno, compañeros y líderes e incluso, la cultura. 


Este enfoque proactivo ayuda a identificar y abordar cualquier problema que pueda afectar el compromiso del personal en las empresas, antes de que sea demasiado tarde.  


Ventajas de un chatbot para Recursos Humanos

Un chatbot para Recursos Humanos ofrece numerosas ventajas, algunas ya las hemos repasado, pero a continuación te contamos qué otros beneficios puede aportar esta herramienta a tu empresa:


  • Agiliza procesos. Los chatbots de recursos humanos se caracterizan por automatizar y agilizar tareas que siempre consumieron mucho tiempo, como la contratación, la incorporación y la gestión de consultas y procesos administrativos. 

  • Brinda respuestas inmediatas. La inmediatez es una necesidad de nuestro tiempo y en entornos de trabajo acelerados esto se evidencia aún más. Ya que el acceso ágil a la información puede afectar la productividad y la experiencia de los empleados. Un chatbot en RR.HH se destaca por brindar respuestas instantáneas a las consultas rutinarias del talento, lo que facilita el acceso a la información en la empresa.

  • Ahorra tiempo. Los chatbots de recursos humanos permiten ahorrar tiempo a los profesionales del área. Esto les permite centrarse en cuestiones más estratégicas y complejas. Además, también se ahorra tiempo para resolver las inquietudes del personal, lo que ayuda a mejorar su satisfacción. 

  • Reduce errores y sesgos. Las respuestas de un bot en RR.HH. se basan en el gran volumen de datos que esta tecnología recopila a lo largo del tiempo. Esto garantiza precisión y coherencia en la información que brindan. Además, la naturaleza imparcial del chatbot (que fundamenta sus respuestas en datos) fomenta la confianza en los empleados.

  • Es una solución escalable. La escalabilidad en este caso significa que el chatbot puede manejar cargas de trabajo cada vez mayores sin costos adicionales. Esto lo convierte en una solución ideal para empresas en crecimiento. 


¿Cómo implementar un chatbot de RR.HH. en una empresa?

Llegamos a un punto central dentro de este artículo: explicarte cómo implementar un chatbot para Recursos Humanos en tu empresa. En este punto, vamos a centrarnos en la elección de un proveedor para incorporar esta tecnología. 


¿Qué debería ofrecer la solución que contrates? La adaptación a las necesidades específicas de tu equipo de RR.HH. Por ello, debe ser una herramienta versátil, que realmente te ayude a escalar conversaciones,  automatizar tareas repetitivas y ahorrar tiempo para poder dedicarte a lo que importa: las personas.


En este sentido, Lara AI a través de su Módulo Helpdesk y Módulo Employee Experience te permite tener en una sola herramienta lo mejor de los dos mundos:


  • Automatización de flujos de trabajo, tareas y conversaciones. Responde de forma instantánea las preguntas frecuentes de tus colaboradores y agiliza a una gran variedad de tareas y flujos de trabajo. Así, puedes ahorrar varias horas a tus colaboradores y a los equipos de HR.

  • Medición de la experiencia de tus colaboradores en tiempo real. Mantén conversaciones frecuentes y personalizadas con tus empleados y garantiza la escucha continua en tu empresa. El bot de Lara AI recopila información clave sobre su experiencia y genera importantes People Analytics en tiempo real, para que los líderes y equipo de HR puedan tomar mejores decisiones. 


Transforma la experiencia de tus colaboradores incorporando la  Inteligencia Artificial en Recursos Humanos.

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