Comunicación interna: sólo 15% de las empresas lo hace bien ¿cómo mejorarlo?

Desinformación, desmotivación, falta de conexión y sentido de pertenencia son algunas consecuencias de una mala gestión de la comunicación interna de una empresa. El problema es que la gran mayoría de las organizaciones reprueba en esta materia.

Un reporte reciente de HR Research Institute revela que sólo el 15% de las empresas se encuentran en niveles altos de madurez en la comunicación con empleados. Además, tan sólo el 31% de las compañías considera como efectivo su plan de comunicación interna.

¿Tu empresa está en ese 15% que lo hace bien? Si la respuesta es no, quédate a leer, porque hoy analizaremos en detalle qué estrategias permiten a una organización alcanzar ese nivel de madurez al interactuar con su talento y qué herramientas de comunicación interna pueden ser tus aliadas en esta cruzada. 

¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna es mucho más que compartir información dentro de una empresa. Es un ecosistema completo de interacciones que determina cómo fluye el conocimiento, las ideas y la retroalimentación en toda la organización. 

Este sistema integra:

• La transmisión de información desde la gerencia hacia todos los niveles de la empresa.

• La retroalimentación de los colaboradores hacia el liderazgo.

• El intercambio de conocimientos entre equipos, departamentos y compañeros.

• La cultura de diálogo y participación que fomenta la colaboración.

De manera que esta estrategia representa el conjunto de acciones, canales de comunicación interna y herramientas que una empresa implementa para crear un flujo bidireccional de información. 

Esta no solo informa, sino que también escucha, involucra y conecta a cada miembro del equipo con los objetivos y valores de la compañía. Por que sí, la comunicación interna también ayuda a construir el entorno y la cultura organizacional deseada. 

Importancia de la comunicación interna 

Cuando la comunicación interna en las organizaciones es efectiva puede impulsar a estas hacia el éxito, mientras que una comunicación deficiente puede conducir a ineficiencias, conflictos y oportunidades perdidas. 

La importancia de la comunicación interna de una empresa se refleja en dimensiones clave como:

1. Impacto en la satisfacción laboral

La comunicación interna tiene una influencia directa en la satisfacción laboral. Según Forbes Advisor para la mayoría de los colaboradores, una comunicación eficaz es determinante para su satisfacción en el trabajo.

Esto se debe a que una buena estrategia de comunicación interna se traduce en: 

• Acceso a información valiosa cuando se la necesita.

• Mejor colaboración entre equipos y entre empleados, lo que puede contribuir a un clima laboral más positivo. 

• Mayor transparencia y con ello, más confianza en el liderazgo y a nivel interno en los equipos. 

• Claridad en objetivos y expectativas.

• Mayor sentido de pertenencia.

• Reconocimiento del trabajo realizado

  
  

2. Influencia en el compromiso laboral

Además, la comunicación interna desempeña un papel clave en  el compromiso de los empleados.  Según el reporte de HR Research Institute, 74% de las organizaciones coinciden en que la comunicación tiene un impacto positivo en  el engagement laboral y la experiencia de los colaboradores. 

¿Cómo se ve esto en el día a día?

• Aumenta la participación de los colaboradores en iniciativas corporativas.

• Mejora la alineación con los valores de la empresa.

• Fortalece el compromiso con los objetivos organizacionales.

• Incrementa la retención de talento. 

  
  

3. Mejora en resultados comerciales

Por otro lado, el reporte establece que para el 67% de las compañías una buena comunicación interna mejora los resultados comerciales generales. En tanto: 

• Agiliza el flujo de trabajo.

• Optimiza procesos internos.

• Reduce errores y malentendidos. 

• Conduce a una mayor eficiencia y productividad.

.

Sin duda, la comunicación interna de una empresa es la columna vertebral de la colaboración y el trabajo en equipo y por ello es el motor del éxito de muchas compañías. 

¿Qué tipos de comunicación interna existen? 

La comunicación interna en las organizaciones se puede clasificar en cuatro categorías principales:

1. Ascendente: es el flujo de información que va de los colaboradores hacia la gerencia o el liderazgo. Este tipo de comunicación es clave para recibir retroalimentación sobre procesos, políticas y el ambiente laboral. Ejemplos: encuestas a empleados, conversaciones 1 a 1, buzones de sugerencias y reuniones de feedback.

2. Descendente: es la información que fluye desde el liderazgo hacia los empleados. Se utiliza para transmitir objetivos, estrategias, políticas y anuncios importantes. Ejemplos: correos corporativos, boletines internos y reuniones generales.

3. Horizontal: ocurre entre equipos o áreas que están al mismo nivel jerárquico. Su objetivo es fomentar la colaboración y el trabajo conjunto para lograr metas comunes. Ejemplos: reuniones interdepartamentales, chats de equipo y plataformas de comunicación interna destinadas a la colaboración.

4. Diagonal: es el intercambio de información entre diferentes niveles jerárquicos y departamentos. Este tipo de comunicación es útil para proyectos interfuncionales y para promover una visión integral de los objetivos de la empresa. Ejemplos: workshops, comités de trabajo y herramientas colaborativas.

   
   

Principales herramientas de comunicación interna 

Uno de los aspectos más relevantes al momento de crear un plan de comunicación interna es definir qué herramientas usar para el intercambio de información dentro de la empresa. 

Para que tengas un panorama de alternativas bien completo, a continuación te compartimos la lista de las herramientas de comunicación interna más utilizadas.

Intranet 

Esta es una de las plataformas de comunicación interna más populares. Se trata de una herramienta digital centralizada, donde los colaboradores pueden acceder a información relevante de la empresa. Ya sea documentos, políticas laborales, novedades o recursos. 

Se caracteriza por su capacidad de personalización de acuerdo a las necesidades de cada compañía. Por lo general, a estas plataformas solo pueden acceder los miembros de la empresa a través de un usuario y contraseña. 

Email interno

El email es otra herramienta de comunicación interna muy utilizada en las empresas debido a su versatilidad y practicidad. Por lo general, los empleados están familiarizados con este tipo de canal de contacto y suelen revisarlo con frecuencia.

Este medio puede utilizarse para comunicaciones formales e informales entre los miembros de la compañía, sirve como sistema de archivo documental y facilita la comunicación asíncrona, ya que cada empleado puede leer los correos cuando le sea conveniente. 

Boletines 

Este es uno de los canales de comunicación interna más tradicionales. Los boletines pueden ser físicos o digitales y consisten en la entrega directa de información de manera general a los distintos equipos y miembros de la compañía. 

Estas actualizaciones regulares suelen servir para resumir noticias, comunicar logros, eventos y novedades importantes de la empresa. Ayudando así a mantener a los empleados al día. 

Encuestas laborales 

Podríamos considerar a estos como canales de comunicación interna destinados a la retroalimentación laboral. Por lo general, las encuestas a empleados se utilizan para evaluar distintas dimensiones del employee experience como la satisfacción o el clima laboral.

También sirven para recopilar opiniones y comentarios del personal que puedan traducirse en decisiones más informadas y acordes a las necesidades y expectativas de los colaboradores.  Básicamente, son una gran fuente de datos para Recursos Humanos y el liderazgo. 

Plataformas de colaboración 

También se consideran herramientas de comunicación interna todas aquellas que sirvan para darle seguimiento a las tareas, facilitar la colaboración en equipo y documentar procesos. 

Asana, Trello o Notion, por ejemplo, facilitan el trabajo conjunto en proyectos y tareas, permitiendo una comunicación clara sobre las actividades a realizar, los objetivos y los avances.

Videoconferencia 

El auge del trabajo remoto o incluso híbrido obligó a las empresas a adoptar la videoconferencia como un canal de comunicación obligatorio para interactuar con los empleados.

Así, plataformas como Zoom o Google Meet se convirtieron en ecosistemas  esenciales para realizar reuniones grupales o individuales, presentaciones o incluso capacitaciones. 

Mensajería instantánea 

La necesidad de garantizar interacciones y respuestas instantáneas es parte del espíritu de esta época. Las empresas que buscan ser más ágiles y eficientes ya han incorporado herramientas que facilitan la comunicación inmediata entre los miembros de la empresa.

Slack, Microsoft Teams o WhatsApp, que permiten enviar mensajes instantáneos y comunicaciones informales rápidas, se transformaron de esta forma en soluciones clave para mantener esa necesaria inmediatez. 

Asistentes virtuales basados en IA 

Diseñadas para escalar conversaciones, responder consultas frecuentes y recopilar datos en tiempo real, los asistentes virtuales o chatbots basados en IA llegaron para hacer que la interacción sea ágil, proactiva y automatizada. 

Es decir, ya no se requiere de una persona del otro lado de la pantalla para brindar respuestas a los empleados. El bot responde en nombre de la empresa o del equipo en el que se integre la herramienta. 

Estas plataformas, cuando se implementan correctamente, pueden transformar la comunicación interna, asegurando que la información fluya de manera efectiva y que todos los colaboradores se sientan escuchados y valorados.

Por ejemplo, Lara AI se integra al equipo de HR como un miembro más y permite responder de forma inmediata a las consultas frecuentes de los colaboradores, sin importar cuántas sean. Ya que una de sus principales ventajas es que escala conversaciones, como si el equipo de RR.HH. tuviera muchas más manos para responder. 

Sumado a eso, a medida que interactúa con los colaboradores va recopilando datos y genera People Analytics en tiempo real para detectar riesgos o áreas de oportunidad y con ello facilitar la toma de decisiones. 

¿Cuáles son las estrategias de comunicación interna más efectivas?

Las estrategias de comunicación interna más efectivas son aquellas que responden mejor a lo que necesita cada empresa y cada equipo en particular. Más allá de eso, existen algunas acciones clave que pueden marcar la diferencia, te contamos cuáles son: 

Realiza un diagnóstico inicial 

El primer paso para crear un plan de comunicación interna efectivo es realizar un diagnóstico exhaustivo de la situación actual. Este análisis debe considerar múltiples aspectos tales como: 

• Auditoría de canales existentes.

• Análisis de flujos de información.

• Evaluación de cómo se percibe la comunicación dentro de la empresa. 

• Análisis de brechas.

• Diagnóstico de problemas comunes.

• Evaluación de riesgos.

• Establecimiento de metas de comunicación claras. 

• Definición de métricas de éxito. 

  
  

Identifica a quién le hablas

Por supuesto que cuando hablamos de comunicación interna en una empresa el público objetivo son principalmente los empleados. Pero hay tantos tipos de colaboradores como organizaciones en el mundo. Por eso debes conocer bien las características de tu equipo para entender qué registro, estilo y canales de comunicación interna utilizar. 

Así, por ejemplo, en posiciones blue collar, enfocadas en la producción o prestación de servicios físicos, como manufactura o retail, el email corporativo o la intranet pueden no ser los canales más recomendables. Mientras que un bot integrado en WhatsApp o Slack, con acceso inmediato desde el móvil, puede ser la opción perfecta. 

👉 La clave entonces: conoce a tu público (talento) y descubre cuál es el mejor camino para llegar a él. 

Apuesta por la multicanalidad 

Claro que aunque un canal sea más recomendable que otro según las características de tu equipo, esto no significa que debas enfocar todos tus esfuerzos de comunicación en una única plataforma. 

Además, los equipos integran posiciones y colaboradores cada vez más diversos y debes hablarle a todos tus segmentos de trabajadores de manera adecuada. 

Por ello, la estrategia de comunicación interna a seguir en este caso es la multicanalidad o diversificación de canales. Entendiendo que hay varios medios y formatos para interactuar de manera efectiva con tus empleados. 

Eso sí, en caso de que decidas apostar por esta estrategia, mantén la consistencia en todos los medios y adapta el mensaje a cada uno de ellos. 

Personaliza la comunicación

Siguiendo en la misma línea, otra de las estrategias de comunicación interna que pueden ayudarte a interactuar mejor con el talento es la personalización:

• Segmenta tu audiencia interna para enviar información relevante y adaptada a cada grupo. Puedes segmentar por roles y necesidades. 

• Brinda respuestas relevantes y contextualizadas, es decir, que tengan en cuenta las características de cada colaborador y su recorrido en la empresa. 

• Responde en el tiempo adecuado. Lo ideal sería ofrecer respuestas inmediatas, porque esto agiliza el acceso a la información por parte de los colaboradores. 

  
  

Mide y analiza 

Otro de los datos que se desprende del reporte de HR Research Institute es que, a pesar de la importancia de la comunicación interna en las organizaciones, sólo 3 de cada 10 empresas mide con éxito la comunicación con los empleados. 

Sin embargo, la medición sirve como punto de partida para mejorar el plan de comunicación interna de la compañía e identificar brechas en la interacción con los empleados.

Además, puede demostrar la relación entre la comunicación y otras iniciativas de gestión del talento, como el compromiso, la retención y el rendimiento. 

Potencia tu comunicación interna con IA

La Inteligencia Artificial está transformando la manera en que las empresas se comunican puertas adentro. La buena noticia es que implementar esta tecnología en la comunicación interna de tu empresa es más sencillo que nunca, con herramientas como Lara AI que se integra a los canales de contacto que ya está utilizando tu equipo.

Así, al sumar nuestro chatbot al departamento de HR puedes:

• Brindar respuestas instantáneas 24/7.

• Escalar y personalizar conversaciones. 

• Medir de forma continua indicadores clave como satisfacción laboral, clima y compromiso.

• Obtener People Analytics en tiempo real.

• Contar con insights accionables para RRHH.

La implementación de Lara AI en la comunicación interna mejora la eficiencia operativa y permite a Recursos Humanos enfocarse en iniciativas estratégicas, mientras mantiene un diálogo constante y significativo con cada colaborador.

¿Listo para transformar la forma en que interactúas con tu equipo? Descubre cómo nuestro software de RRHH puede ayudarte a crear una comunicación más efectiva, medible y orientada a resultados. 

Solicita una demo de Lara AI y comienza a potenciar tu estrategia de comunicación interna.