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Encuestas a empleados: para qué sirven y cómo implementarlas



Una encuesta a un empleado
Encuestas a empleados

Conocer qué tan comprometido está tu equipo o cuán satisfechos están tus colaboradores con su compensación, tareas y objetivos, es vital para entender si tus iniciativas de talento están dando resultado. Para ello, las encuestas a empleados pueden ser un gran recurso. 


Para tomar dimensión del impacto que pueden tener las encuestas para empleados en las organizaciones, es importante repasar un reporte de 2020 de la plataforma de reconocimiento de colaboradores Achievers. 


  • Según este informe el 58% del talento desearía que su empresa realizara encuestas de compromiso con más frecuencia.

  • Sin embargo, sólo el 21% de las compañías promueve estas acciones un mínimo de 3 veces al año o más. 


Esta desconexión entre lo que el personal espera de sus empleadores y lo que realmente recibe, muchas veces es decisivo para determinar un menor engagement en la fuerza laboral. 


Por ello, hoy vamos a conocer para qué sirve una encuesta en la gestión de talento y cómo crearlas de manera efectiva. 


¿Qué son las encuestas a empleados?

Las encuestas a empleados son una herramienta fundamental para la gestión de personas en las empresas. En tanto, ayudan a comprender cómo se sienten los colaboradores acerca de sus responsabilidades y tareas, carga de trabajo, compañeros, ambiente laboral y la organización en su conjunto. 


Estas encuestas al personal pueden proporcionar información valiosa sobre las áreas que necesitan mejoras y facilitar la detección de problemas potenciales, antes de que se conviertan en problemas organizacionales reales. 


En líneas generales, las encuestas laborales se realizan en formato cuestionario, con preguntas que sirven para medir distintas variables en torno a la experiencia de los empleados en la empresa. 


Así, el objetivo de la encuesta de trabajo es proporcionar datos procesables, que sirvan como punto de partida para introducir mejoras en la gestión del employee experience y esto se traduzca en un mayor compromiso del talento. 


¿Para qué sirven las encuestas a empleados?

Frente a la pregunta para qué sirve la encuesta a empleados, la respuesta más simple es: para obtener información de primera mano y, por tanto, de valor, sobre cómo la organización puede mejorar la experiencia de los colaboradores. 


Pero si profundizamos un poco más, encontraremos otros grandes beneficios de implementar esta herramienta en los espacios de trabajo:


Darle voz a los colaboradores

Las encuestas al personal son una de las instancias clave donde los colaboradores pueden compartir sus comentarios sobre cómo es trabajar en la empresa, cómo perciben su rol, a las personas con las que comparten el día a día y a la compañía en general.


Por lo tanto, una encuesta es mucho más que un simple cuestionario con preguntas genéricas, es una instancia de comunicación muy potente que puedes tener con tus empleados y la posibilidad de darles voz para que se sientan escuchados.


Obtener datos procesables para la toma de decisiones

Sin duda, otra de las utilidades de las encuestas laborales se relaciona con la información. El hecho de que se obtengan respuestas de los propios colaboradores nos sitúa en un escenario en el que los datos cobran mayor valor


Se trata de información sobre las necesidades, preocupaciones y percepciones de los colaboradores. Con lo cual, ayudan a identificar factores que afectan su experiencia en la empresa. Al detectar esto es mucho más fácil entender dónde hay que hacer ajustes para mejorar este indicador. 


Hacer los cambios que realmente se necesitan

Otro de los beneficios destacados de las encuestas a empleados es que sus resultados sirven de guía para las organizaciones al momento de implementar cambios y mejoras.


La información que se obtiene a través de encuestas al personal sirve para realizar intervenciones y transformaciones en aquellas áreas específicas que realmente preocupan a los trabajadores y que pueden ocasionar problemas mayores a futuro, como el aumento de la rotación de personal o la desconexión del talento con la empresa. 


Construir confianza en los empleados

Tomar medidas rápidas y concretas sobre los comentarios que los empleados proporcionan en las encuestas de trabajo les envía un mensaje muy claro: la compañía los escucha, se preocupa por ellos y está haciendo todo lo posible por garantizar la mejor experiencia posible. 


Si los colaboradores pueden confiar en que sus sugerencias son escuchadas, valoradas y puestas en práctica, serán más abiertos a comunicarse en futuras encuestas y abrirá el camino para que aquellos que no hayan participado de estas iniciativas hasta el momento, finalmente lo hagan.


Porque aumentar la tasa de respuesta en las encuestas laborales es tan importante como crearlas


Darle forma a la cultura organizacional

Crear una organización que resuene con las expectativas, objetivos y deseos de tus colaboradores no es algo que sucede de la noche a la mañana. Lleva tiempo, pero sobre todo, mucha escucha. 


Como ya vimos, la encuesta de trabajo es un mecanismo de escucha muy competente para implementar con tus empleados, pero es efectiva en la medida en que esta se aplique con regularidad. 


Si haces una gestión proactiva de los comentarios de tu personal, podrás tener retroalimentación continua sobre las áreas a mejorar y tomar medidas de forma rápida para trabajar sobre el feedback de tus empleados. Así, demostrarás que realmente los escuchas y te preocupas por ellos. 


Todo esto ayuda a darle forma a la cultura organizacional, una en la que todas las personas se sientan parte vital, bajo la noción de que cada miembro del equipo aporta un grano de arena en su construcción. 


¿Cómo hacer encuestas laborales?

Ahora que conoces para qué sirve una encuesta en el entorno laboral, hay que pasar a la acción. 

En general, si utilizas una tecnología de medición de engagement, clima o experiencia, seguramente tendrán un banco de preguntas recomendado (tal como lo hacemos en Lara AI). Ahora bien, si deseas crear tus preguntas, te compartimos el paso a paso detallado de cómo hacer encuestas a empleados:


1- Define tu área de enfoque

La pregunta aquí es ¿qué quieres medir? Hay diversos tipos de encuestas: de satisfacción, de clima, eNPS o de engagement suelen ser las más utilizadas para medir la experiencia del talento. 


Asimismo, dentro de cada una de estas categorías hay enfoques muy variados que se pueden adoptar. Por ejemplo, si quieres evaluar el engagement laboral puedes adoptar un enfoque de compromiso general sobre cómo se sienten tus colaboradores en la empresa. 


Pero si quieres abordar un problema concreto de compromiso como la falta de entusiasmo del equipo, puedes incluir dentro de la encuesta preguntas relacionadas a esta dificultad. 


Para este paso puedes utilizar los siguientes recursos:

  • Utilizar información de encuestas pasadas.

  • Analizar los datos de otros indicadores de RR.HH. que hayas medido, mediante la herramienta people analytics

  • Consultar con los líderes de la empresa y los jefes de cada área. 


2- Crea la encuesta

Cuando sabes qué área de enfoque tendrá tu encuesta, es mucho más fácil crear preguntas efectivas para el cuestionario. Este paso consiste entonces en darle forma a la encuesta mediante las preguntas adecuadas a la problemática que quieras abordar con esta herramienta.


Para esta instancia es clave evitar que las preguntas sean ambiguas o confusas, ya que esto puede perjudicar los resultados de la encuesta o complicar la etapa de análisis posterior.


Entonces, ¿cómo deben ser las preguntas en  una encuesta?

  • Claras y directas.

  • Abordar un solo problema a la vez.

  • Darle espacio a los empleados para realizar comentarios cuando sea necesario.


3- Comparte la encuesta

Cada uno de los pasos para crear encuestas laborales son esenciales, pero sin duda este es elemental. Porque como ya dijimos, la efectividad de esta iniciativa también depende del grado de participación que se consiga.


En líneas generales, lograr que un colaborador realice una encuesta de trabajo y dé una opinión sobre su experiencia en la empresa puede resultar complicado. 


¿Qué puedes hacer para promover un nivel de participación adecuado? 

  • Cuida la confidencialidad de las preguntas y comunicarlo a los colaboradores.

  • Involucra a la directiva de la empresa. Algo tan simple como que el líder de un equipo le recuerde a los colaboradores de su área que deben responder a la encuesta, puede marcar la diferencia en los niveles de participación. Esto puede servir para dejarle en claro al talento que debe tomarse la encuesta en serio.

  • Utiliza una herramienta intuitiva y fácil de navegar. Que la plataforma en la que realices la encuesta a empleados sea fácil de navegar es vital para mejorar la tasa de respuesta. Cuanto más sencilla de usar, más probabilidades de que tus colaboradores participen. Por ejemplo, en Lara AI las preguntas las realizamos por las vías de comunicaciones más usuales (tomo Microsoft Teams, Slack, Google Chat, Whatsapp, etc) para maximizar la tasa de respuesta

  • Deja en claro su importancia. Esto es lo más relevante de todo, básicamente dejar en claro que la encuesta es importante y que se tomarán en cuenta las respuestas para introducir mejoras en la empresa. 


4- Analiza los comentarios obtenidos

Las encuestas a empleados sirven para obtener comentarios del talento de forma directa sobre el desempeño de la empresa y su experiencia en ella, pero es en el análisis cuando esos datos se transforman en decisiones informadas y en mejores experiencias para el personal.


Por eso es necesario tomarse el tiempo para analizar y comparar los puntajes obtenidos en las respuestas, profundizar en los comentarios que hayan compartido los colaboradores e intentar comprender cómo se siente el personal en la organización.


En este punto hay dos estrategias que pueden ser clave:

  1. Segmentar datos. Organizar y analizar la información por factores tales como datos demográficos, departamento al que pertenece el empleado, antigüedad, etc. Así podrás entender la experiencia de cada colaborador con más detalle e incluso detectar patrones. Por ejemplo, la puntuación general de satisfacción puede ser  positiva, pero al segmentarla por antigüedad o por área puede revelar que ciertos grupos de empleados tienen una experiencia negativa en contraste con otros segmentos. 

  2. Contextualizar datos. Se trata de tener en cuenta el presente de la compañía y su pasado inmediato. No es lo mismo analizar la experiencia de los colaboradores después de una ola de despidos o de renuncias, que hacerlo tras una reestructuración o cambio importante. Contextualizar es clave para  comprender cómo la coyuntura influye en el compromiso y satisfacción de los empleados.


5- Compartir resultados

En este punto es importante tener en cuenta la transparencia, los resultados de la encuesta a empleados deberían ser accesibles para todos en la empresa. Claro que en algunos casos se puede matizar la información o brindar un resumen de las conclusiones obtenidas.


Más allá de esto, para compartir los resultados de una encuesta laboral de manera efectiva deben darse una serie de condiciones:

  • Redactar un informe con el resumen de los hallazgos a partir de las respuestas de los empleados.

  • Dentro del informe compartir las conclusiones clave de este proceso, no solo en cifras, sino en información cualitativa que se haya obtenido en todo el recorrido. 

  • Presentar estos resultados ante la gerencia. Es importante ser claro y directo sobre los problemas identificados, las causas posibles e incluir sugerencias de los próximos pasos a seguir. 

  • Facilitar el acceso a este informe a todos los empleados. 

  • Plantear posibles soluciones frente a las principales problemáticas que se detectaron gracias a la encuesta.  


6- Implementar mejoras 

Los empleados quieren ser escuchados y para ello están dispuestos a dar su opinión sobre cómo es trabajar en la empresa. Sin embargo, cuando esto no se traduce en mejoras sustanciales en su día a día en el trabajo, fácilmente pueden sentirse defraudados. Lo que atenta contra su compromiso. 


Entonces, uno de los pasos más importantes al realizar encuestas a empleados es intentar hacer la implementación de soluciones relativamente rápido. 


Esto demuestra el compromiso de la empresa para con el talento, una real escucha de sus solicitudes y comentarios y, una auténtica preocupación por mejorar su experiencia dentro de la compañía.


¿Por qué una herramienta de retroalimentación continua es esencial para promover la escucha? 

Mientras que los líderes de Recursos Humanos son cada vez más conscientes de la importancia de implementar herramientas de escucha activa en los equipos, el porcentaje de empresas que incorporan estas tecnologías de RR.HH. todavía es bajo.  Según el reporte de Achievers, solo un 20% de las organizaciones cuentan con esto. 


Al mismo tiempo, todavía hay muchas compañías que implementan encuestas a empleados una vez al año. El problema con estas es que cuando se recopilan los comentarios y se analizan las problemáticas y posibles soluciones, muchas veces es demasiado tarde para resolver la situación y se ha perdido mucho en el camino. 


Para darle voz a los colaboradores y hacer que sus opiniones importen, es necesario utilizar herramientas de retroalimentación continuas. En este punto, los chatbots basados en inteligencia artificial pueden ser de gran ayuda.


Estos bots están disponibles para recibir comentarios 24/7 y mantienen intercambios efectivos con los empleados porque se dedican a conversar con ellos. Así, pueden solicitar más detalles sobre sus comentarios o pedir que amplíen una respuesta, pero sin interferir con el trabajo diario. 


Además, un chatbot como el de Lara AI ofrece:

  • Banco de preguntas 100% personalizable. Este fue creado por expertos en experiencia de empleados y está diseñado para cada una de las etapas del employee journey map.

  • La posibilidad de medir todos los indicadores de experiencia que necesites para crear encuestas a medida.

  • People analytics en tiempo real para procesar mejor la información y acceder a reportes de gran valor.

  • Soporte en múltiples idiomas. 


¡Es tiempo de generar conversaciones frecuentes con tu personal! Prueba Lara AI y crea una cultura de retroalimentación efectiva en tu empresa. 


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