Cómo elaborar un plan de comunicación interna paso a paso [GUÍA]

Elaborar un plan de comunicación interna paso a paso

Pegar carteles o enviar mails masivos ya no refleja cómo se comunican las empresas puertas adentro. Y, peor aún, son acciones insuficientes en un contexto donde la fatiga del cambio ya afecta al 56% de las organizaciones (Gallagher Employee Communications Report 2025), lo que dificulta mantener a los equipos alineados e informados. 

Es que comunicar a tiempo, con claridad y sin saturar a los colaboradores requiere de un sistema estructurado y eficiente. Por eso, contar con un plan de comunicación interna dejó de ser un lujo para convertirse en una herramienta clave de transformación. Y si a esa planificación se le suman las soluciones digitales adecuadas, el impacto puede ser imbatible.

En esta guía te mostramos los pasos para elaborar un plan de comunicación interna alineado con las necesidades de tu empresa y al final veremos cómo Lara AI puede facilitar cada fase asegurando que tus mensajes lleguen al colaborador correcto, en el canal correcto y en el momento ideal.

¿Qué es un plan de comunicación interna y para qué sirve?

Implementar Slack para el envío de mensajes dentro de un equipo no es igual a tener un plan de comunicación interna. Porque elegir una herramienta es solo un paso dentro de ese plan. ¿Qué es entonces?  Es la hoja de ruta que guía cómo, cuándo y a través de qué canales se transmite la información dentro de la organización.

Se trata de diseñar una estrategia de comunicación que asegure que todos los colaboradores entiendan con claridad la dirección de la organización, los cambios que se implementan y el rol que cada uno juega en los objetivos más globales. 

En la práctica, este plan responde preguntas clave como:

• ¿Qué queremos comunicar y por qué?

• ¿Quiénes son los públicos internos y qué mensajes necesitan recibir?

• ¿Qué canales y formatos son más efectivos para llegar a cada grupo?

• ¿Cómo vamos a medir el impacto de esas comunicaciones?

¿Para qué sirve un plan de comunicación interna?

Su propósito va mucho más allá de mantener informados a los equipos. El plan de comunicación interna sirve para alinear a las personas con la estrategia de la empresa, fortalecer la cultura organizacional, generar pertenencia y mejorar así el compromiso laboral. 

Según el Gallagher Employee Communications Report 2025 el 56% de los profesionales de comunicación interna identifica la fatiga del cambio como el principal obstáculo en las empresas. Esto sucede, en gran medida, porque la información no está organizada, se transmite sin claridad o llega de manera fragmentada. 

Un plan bien diseñado ayuda a reducir esa sobrecarga, al filtrar, priorizar y estructurar los mensajes para que cada colaborador reciba lo que necesita, en el momento adecuado.

En resumen, un plan de comunicación interna en una empresa sirve para:

• Dar dirección y conectar a todos con los objetivos del negocio.

• Construir cultura y sentido de pertenencia.

• Facilitar la adaptación al cambio, reduciendo la confusión y la resistencia.

• Prevenir la saturación de mensajes, evitando que los colaboradores se desconecten.

• Aumentar el compromiso del colaborador al sentirse informado, escuchado y considerado.

Pasos para elaborar un plan de comunicación interna

Existe la falsa creencia de que el plan de comunicación interna está reservado sólo a las grandes empresas. La realidad es que puede ser tan simple como ordenar las ideas, entender las necesidades de los equipos y usar las herramientas adecuadas para que la información fluya con claridad. 

Aquí te compartimos un paso a paso simple y práctico de aplicar: 

Paso 1: Diagnosticar la comunicación interna actual

Antes de pensar en nuevos canales o campañas, es clave entender cómo se comunica hoy tu empresa. ¿Los mensajes llegan a tiempo? ¿Los colaboradores confían en la información que reciben? ¿Se sienten escuchados? ¿Hay personalización en la comunicación?

Este diagnóstico te ayuda a detectar brechas y oportunidades. Por ejemplo, según el reporte de Gallagher, solo el 36 % de los profesionales de comunicación interna cree que sus mensajes son realmente entendidos por el talento e impulsan cambios en su comportamiento. Esto es sólo una muestra del desajuste que suele existir entre lo que se comunica y lo que se logra.

Algunas claves para revertirlo:

• Revisar los canales existentes, la frecuencia de los mensajes y los niveles de engagement.

• Identificar en qué instancia está tu equipo con respecto a la comunicación, esto te ayuda a conocer fortalezas y barreras a superar.

• Escuchar de forma activa a los colaboradores a través de conversaciones regulares, encuestas, focus groups o feedback directo para detectar problemas, confusiones y oportunidades. Incluso esta es una acción clave para lo que viene después.

Paso 2: Definir propósito, objetivos y métricas

Un plan de comunicación interna no puede limitarse a “mandar más mensajes al equipo”. Este debe tener un propósito claro: ¿quieres mejorar la alineación de las personas con la estrategia de negocio? ¿Buscas reforzar la cultura? ¿Necesitas reducir la confusión en momentos de cambio? Para avanzar debes tenerlo muy claro. 

Luego, establece metas simples y concretas que puedas medir, como por ejemplo:

• Aumentar en 20% la tasa de respuesta en las encuestas.

• Lograr que los mensajes clave de liderazgo lleguen al 90% de los equipos operativos.

• Generar conversaciones personalizadas al menos 1 vez al mes con todo el equipo. 

Paso 3: Mapear públicos y diseñar mensajes clave

Este es uno de los pasos esenciales para elaborar un plan de comunicación interna, podríamos resumirlo en la búsqueda de la personalización, porque no todos necesitan recibir lo mismo. Un trabajador blue collar y un gerente de área requieren información distinta y en formatos y canales distintos. 

Enviar mensajes genéricos para todos, sin segmentación alguna, puede poner en riesgo la tasa de lectura y hacer que la información no llegue a quien debe llegar. 

En este punto recomendamos:

• Segmentar los públicos internos (liderazgo, mandos medios, operaciones, áreas remotas, etc.).

• Diseñar mensajes adaptados a cada grupo: claros, concisos y relevantes.

• Definir prioridades y qué información debe comunicarse primero.

Paso 4: Elegir canales y formatos

Carteles, newsletters, intranet, plataformas de mensajería, Town Halls… Como puedes ver las opciones de comunicación interna abundan, ahora la pregunta es: ¿cuáles son los más adecuados para tu equipo? ¿Qué cantidad es la indicada para no saturar? 

La clave está en encontrar un balance y seguir las siguientes recomendaciones: 

• Auditar los canales existentes y evaluar su efectividad, alcance, capacidad de segmentación y personalización.

• Decidir la frecuencia y el tipo de contenido que se va a compartir para no saturar a los colaboradores.

• Combinar canales digitales y presenciales según la audiencia y la cultura de la empresa.

• Planificar contenidos a compartir de acuerdo al ciclo de vida del colaborador, hitos importantes en la empresa, cambios planificados, reconocimientos, bienestar, etc.

Paso 5: Integrar herramientas y tecnología

Hoy existen herramientas digitales que permiten automatizar, segmentar y medir con precisión la comunicación interna en una empresa. Integrar este tipo de tecnología es clave para hacer de este un proceso más eficiente y capaz de mejorar en el tiempo. 

Entonces, ¿qué plataformas de comunicación interna se necesitan? En este segmento entran tanto las herramientas específicas para facilitar la comunicación de los equipos, como aquellas que se integran para hacer un uso más óptimo de estos canales.

Por ejemplo, la plataforma de comunicación interna Lara AI permite programar envíos, medir tasas de lectura y asegurar que el mensaje llegue al colaborador correcto, en el canal correcto y en el momento ideal. Es decir, se integra a los canales que ya usa tu empresa para conversar con tus colaboradores y potenciar su efectividad, al permitir una segmentación de mensajes más eficiente y entregar métricas en tiempo real.

Entonces, las claves en este punto son:

• Definir qué herramientas se necesitan: plataformas de comunicación, listening tools, automatización de envíos, analítica en tiempo real.

• Establecer reglas de gobernanza y transparencia en el uso de herramientas y datos.

• Asignar recursos, roles y responsabilidades claras dentro del equipo.

Paso 6: Implementaciór con participación del liderazgo

Que el liderazgo y Recursos Humanos colaboren en la creación e implementación del plan de comunicación interna es fundamental. Ese trabajo en conjunto permite mayor visibilidad y relevancia del plan, mejor implementación de recomendaciones de comunicación y más influencia. 

Por eso es necesario definir responsabilidades compartidas en objetivos de comunicación y, en este sentido, algunas prácticas clave pueden ser:

• Capacitar a managers y líderes en comunicación efectiva.

• Asegurar que la hoja de ruta del plan se integre con los cambios organizacionales.

• Mantener al liderazgo visible en los mensajes clave para reforzar credibilidad y alineación.

Paso 7: Medir, ajustar y mejorar

La implementación es solo el principio. Es necesario revisar y ajustar el plan para que mejore de forma continua. De hecho, de acuerdo  con el informe de Gallagher los equipos más exitosos usan datos para tomar decisiones estratégicas y ajustar sus planes, tres veces más que otros equipos menos maduros.

Por eso, los últimos pasos para elaborar un plan de comunicación interna son:

• Revisar propósito y estrategia al menos una vez al año para asegurar que siguen siendo relevantes.

• Establecer rutinas de medición periódicas (mensuales o trimestrales) sobre apertura de mensajes, feedback de colaboradores, efectividad de los canales, engagement de los equipos. 

• Ajustar estrategia y contenidos según resultados, nuevas prioridades o cambios en la organización.

Plan de comunicación interna: ejemplos prácticos

Este no es un documento rígido, sino una guía adaptable a la realidad de cada empresa. Para que veas cómo se traduce en la práctica, te compartimos algunos ejemplos concretos:

Ejemplo 1: Lanzamiento de una nueva política de beneficios

Objetivo: asegurar que todos los colaboradores entiendan los cambios y sepan cómo acceder a ellos.

• Mensajes clave: beneficios disponibles, fecha de inicio, canales de consulta.

• Públicos: todos los colaboradores, con foco en áreas comerciales.

• Canales: chat automatizado + infografía en intranet + sesión virtual de preguntas y respuestas.

• Medición: tasa de mensajes enviados y cantidad de consultas recibidas.

Ejemplo 2: Reconocimiento a logros del equipo

Objetivo: fortalecer la cultura y aumentar el compromiso.

• Mensajes clave: logros alcanzados, reconocimiento a personas/equipos, vínculo con la estrategia de negocio.

• Públicos: toda la organización, con foco en visibilizar el trabajo de áreas menos expuestas, trabajadores operativos. 

• Canales: post en Slack + anuncio en reunión general + mensajes individuales y personalizados 

• Medición: interacciones en Slack, tasa de respuesta en mensajes individuales  y encuestas de clima sobre percepción de reconocimiento.

Cómo potenciar tu plan de comunicación interna con Lara AI

Un buen plan de comunicación interna ordena la estrategia, pero para que funcione en la práctica necesita de herramientas que faciliten la ejecución diaria: segmentar, programar, medir y ajustar sin perder tiempo ni saturar a los equipos.

Ahí es donde entra el módulo de comunicaciones de Lara AI. Esta solución está pensada para que las empresas transformen su manera de comunicar de forma simple y eficiente:

• Segmentación inteligente: cada colaborador recibe solo la información que le corresponde, en el canal que prefiere.

• Automatización de envíos: mensajes programados para que lleguen en el momento exacto, sin depender de recordatorios manuales.

• Múltiples canales integrados: WhatsApp, MSFT Teams, Slack, puedes elegir los que prefieras y todo desde un mismo lugar.

• Métricas en tiempo real: tasas de apertura, lectura y participación para entender qué funciona y qué se puede mejorar.

• Escucha activa: encuestas rápidas y feedback que ayudan a ajustar la comunicación de manera continua.

Con Lara AI, tu plan de comunicación interna no queda en el papel: se convierte en un sistema vivo que evoluciona al ritmo de tu organización. Agenda tu demo e integra la herramienta clave para comunicarte con tu equipo.