Cómo hacer un onboarding humano y cercano desde el primer día

Aprende cómo hacer un onboarding más cercano

La primera impresión no admite segundas oportunidades. Si fallas una vez, el impacto puede ser irreversible. De ahí la importancia de entender cómo hacer un onboarding efectivo, y con ello nos referimos a integrar a los nuevos colaboradores con un enfoque claro en el cuidado de su experiencia.

Piensa en lo siguiente: el 70% de los colaboradores decide si un puesto de trabajo es adecuado durante el primer mes, según estudios de BambooHR ¿Qué quiere decir eso? Que tienes que hacerlo bien a la primera. 

El proceso de onboarding no admite fallas porque el vínculo empleado-empresa es demasiado frágil en esa primera etapa del ciclo. Tan frágil es que el 44% del talento admite que se arrepintió de aceptar una oferta de trabajo durante la primera semana. 

El panorama es claro: entender cómo hacer un buen onboarding es lo que marca la diferencia entre las empresas que logran que sus nuevos colaboradores se comprometan y las que los ven marcharse en busca de mejores oportunidades. 

Si buscas ser del primer grupo sigue leyendo, porque hoy te explicamos cómo diseñar un onboarding de empleados humano y cercano, para que cada nueva incorporación sienta, desde el primer día, que está exactamente donde debe estar. 

¿Qué significa realmente hacer un onboarding humano y cercano?

Cuando se habla de cómo hacer un onboarding, muchas empresas piensan en cronogramas, firmas pendientes y accesos a sistemas. Todo eso es necesario, sí, pero no es lo que hace que una persona se sienta parte de un equipo.

Un onboarding de empleados humano no empieza con un manual ni termina en una checklist. Empieza con una pregunta mucho más profunda: ¿cómo queremos que se sienta esta persona en su primer día y durante sus primeras semanas?

Porque la integración real tiene que ver con reducir la incertidumbre, generar confianza y demostrar, desde el primer momento, que detrás de la empresa hay personas dispuestas a acompañar.

Por eso un onboarding humano y cercano se enfoca en tres dimensiones clave:

Claridad → Saber qué se espera de mí

La cercanía también se construye cuando hay orden e información clara. El nuevo colaborador necesita entender:

• Cuál es su rol y sus prioridades iniciales.

• Con quién va a colaborar y en qué entorno (físico-digital).

• Cómo se mide su trabajo.

• A quién acudir cuando tiene dudas.

La falta de claridad genera incertidumbre y con ello ansiedad y los primeros días pueden sentirse como una carga pesada. En cambio, la claridad genera seguridad y calma al contar con toda la información necesaria para hacer su trabajo. 

Conexión → Sentir que pertenezco

Aquí es donde el onboarding deja de ser un trámite administrativo y se convierte en una experiencia humana, porque más allá de tener la información que necesita, el colaborador quiere sentir que pertenece. Para ello es esencial:

• Presentaciones significativas (no solo nombres y cargos).

• Espacios para conversaciones informales.

• Un buddy o referente que acompañe en lo cotidiano.

Algo importante para recordar en este punto es que las personas no se comprometen sólo con procesos y objetivos, en realidad se comprometen con otras personas. Hacerlos sentir parte del equipo desde un primer momento es lo que ayuda a sentar las bases de ese compromiso laboral. 

Cultura → Entender cómo se vive la empresa por dentro

No alcanza con enviar el kit de bienvenida con manual de empresa incluido y explicación de los valores. Porque un proceso de onboarding cercano debe mostrar la cultura en acción y claro que eso lleva su tiempo. Sin embargo, existen algunas buenas prácticas que marcan la diferencia en esas primeras semanas:  

• Comunicación interna: esta es una muestra muy clara de cómo se vive el día a día en una empresa y básicamente implica revisar y ajustar cómo se comunican los equipos. 

• Quién decide qué y cómo: valores como la transparencia, la confianza y la autonomía pueden salir a relucir con claridad mostrando cómo se toman decisiones en la organización. 

• Feedback: otra forma de reflejar cómo se vive la cultura es a través de la retroalimentación, dejando en claro qué actitudes se valoran en el día a día.

Cuando el empleado entiende la cultura de la empresa, puede manejar el código del resto y deja de sentirse “el nuevo” mucho más rápido.

Antes del primer día: acciones concretas para un preingreso más humano

Si estás pensando en cómo hacer un onboarding realmente cercano, hay algo clave que no puedes pasar por alto y es que la experiencia del nuevo colaborador empieza antes de que cruce la puerta. 

Este período previo, conocido como preingreso o preboarding, es una de las oportunidades más poderosas y también de las menos aprovechadas dentro del proceso de onboarding. Bien trabajado, reduce la ansiedad, refuerza la decisión de haber aceptado la oferta y genera un primer vínculo cercano con la empresa.

Te compartimos algunas acciones que puedes realizar en esta instancia:

Enviar un mensaje de bienvenida personal

Un onboarding humano comienza con una comunicación que haga sentir a la persona esperada, por eso algunas buenas prácticas a incorporar pueden ser: 

• Enviar un mensaje directo del líder o manager dándole la bienvenida. 

• Agregar un breve resumen de por qué su perfil fue valioso para el equipo.

• Dejar el espacio abierto para que pueda hacer preguntas antes de empezar.

Compartir qué puede esperar de su primer día

Gran parte de la ansiedad del ingreso viene de no saber qué va a pasar. De ahí que anticipar la experiencia sea una forma concreta de cuidado. Para ello puedes enviar:

• La agenda del primer día.

• Con quiénes va a reunirse.

• Qué herramientas usará.. 

• Cómo vestirse (si aplica). 

• Horarios y modalidad de trabajo. 

Tener esta información reduce el estrés y permite que la persona llegue con mayor seguridad y disposición.

Preparar al equipo para recibir a la nueva persona

El onboarding de empleados no es solo responsabilidad de RRHH, el equipo también debe estar listo para integrar al nuevo colaborador. En este sentido, hay acciones simples que marcan la diferencia:

• Avisar al equipo quién se suma, en qué rol y desde cuándo.

• Compartir una breve bio o presentación.

• Invitar a que le den la bienvenida activamente el primer día.

Resolver lo administrativo antes

Si el primer día se va en firmas, formularios y accesos que no funcionan, se corre el riesgo de que la experiencia del empleado arranque con frustración. Por eso, siempre que sea posible:

• Enviar documentación digital con anticipación.

• Crear cuentas y accesos antes del ingreso.

• Dejar lista la computadora, credenciales o herramientas de trabajo. 

Esto permite que el primer día se enfoque en personas, cultura y contexto, no en papeleo y contraseñas.

El primer día: cómo hacer que la bienvenida se sienta cercana

Si estás definiendo cómo hacer un onboarding en una empresa que realmente marque la diferencia, este es uno de los puntos más decisivos de todo el proceso.

En su primer día el nuevo colaborador no solo está aprendiendo dónde está el baño o qué herramientas va a usar, está respondiendo, consciente o inconscientemente, preguntas mucho más profundas:

• ¿Tomé una buena decisión al venir aquí?

• ¿Voy a sentirme parte de este equipo?

• ¿A alguien realmente le importa mi presencia en este lugar?

Para que las respuestas a estas preguntas sean positivas hay algunos pasos esenciales que no pueden faltar en tu programa de onboarding:

Diseñar el día con foco en la experiencia

Un onboarding humano no deja el primer día librado al azar, sobre todo, pone el foco en lo que en verdad importa: la percepción del empleado. Por ello el objetivo de esa primera jornada es que la persona termine el día sintiéndose orientada y acompañada.

Algunas buenas prácticas para conseguirlo.

• Armar una agenda clara y compartida con anticipación.

• Alternar momentos informativos con espacios de conversación.

• Evitar sobrecargar con reuniones largas y técnicas.

Priorizar las personas antes que los procesos

Sí, habrá que hablar de herramientas, tareas y procesos, pero no debería ser lo primero ni lo único. Si hablamos de cuidar la experiencia el primer día, hay acciones concretas que marcan la diferencia:

• Una bienvenida personal del manager (no solo un mail automático).

• Presentaciones cálidas con el equipo, con algo más que nombre y cargo.

• Espacios informales: un café virtual, un desayuno o almuerzo de bienvenida.

Hacer visible la llegada del nuevo colaborador

Un detalle que muchas empresas pasan por alto es anunciar y celebrar la llegada. Este tipo de acciones refuerzan algo fundamental en un onboarding de empleados humano y es que la incorporación importa y se valora. Es mucho más que cubrir una vacante, se trata de sumar a alguien al equipo y la cultura. 

Esto puede traducirse en:

• Un mensaje en el canal interno presentando a la persona.

• Una breve presentación con foto, intereses o datos personales (si la persona lo aprueba).

• Un video corto o mensaje de bienvenida del equipo.

Cerrar el día con un espacio de escucha

Así como se planifica la bienvenida, también debería planificarse el cierre del día. Puede ser algo tan simple como preguntar:

• ¿Cómo te sentiste hoy?

• ¿Qué te resultó más claro?

• ¿Qué dudas te quedaron?

Este gesto refuerza la idea de que el onboarding es una experiencia compartida y de que hay una cultura de feedback que se vive desde el primer día.

La primera semana: consolidar la integración y evitar que el entusiasmo inicial se diluya

Si el primer día genera la primera impresión en el nuevo colaborador, la primera semana define si esa sensación fue la acertada. Para quienes están pensando cómo hacer un onboarding que impacte en la retención, esta etapa es decisiva.

Porque después de la bienvenida inicial, el riesgo es claro: que el nuevo colaborador pase de sentirse acompañado a sentirse solo, perdido o poco relevante. Por eso, el proceso de onboarding necesita continuidad, estructura y cercanía también en estos primeros días.

Te compartimos algunas buenas prácticas para la primera semana del colaborador: 

Traducir la bienvenida al contexto real

Durante la primera semana, la persona empieza a enfrentarse a tareas concretas y ahí es donde la claridad se vuelve clave. En esta etapa puedes implementar las siguientes acciones: 

• Reunión uno a uno con el manager para repasar prioridades de la semana.

• Explicar cómo se ve un “buen desempeño” en ese rol.

• Aclarar qué no se espera que domine todavía.

Esto reduce la presión innecesaria y evita que el nuevo colaborador sienta que debería “saber todo” desde el día uno.

Fortalecer los vínculos dentro del equipo

Las relaciones no surgen solas, hay que facilitar los espacios para que aparezcan.

Por eso, la clave de un onboarding humano es también facilitar la interacción cotidiana, más allá de las instancias formales.

Algunas acciones a tener en cuenta:

• Agendar breves encuentros individuales con miembros clave del equipo.

• Incluir al nuevo colaborador en reuniones relevantes, aunque sea como observador.

• Invitarlo a espacios informales (cafés virtuales, almuerzos, charlas distendidas).

Activar la figura del buddy o referente

Dentro de un buen programa de onboarding el buddy cumple un rol fundamental, ya que suele ser el punto de apoyo informal. Esta persona puede ayudar con:

• Dudas prácticas del día a día.

• Explicaciones sobre dinámicas internas.

• Contexto cultural que no aparece en ningún manual.

Porque muchas veces, las preguntas más importantes no se hacen en reuniones formales, sino en conversaciones de confianza.

Dar pequeñas responsabilidades con acompañamiento

Sentirse útil es una de las formas más rápidas de integrarse, pero para eso, las tareas deben ser claras, alcanzables y acompañadas de feedback temprano. Asignar una primera tarea concreta y luego revisar juntos cómo fue la experiencia refuerza la seguridad y el sentido de avance.

Mantener espacios de escucha activa

Así como en el primer día, la escucha sigue siendo clave. En este caso puedes incorporar un check-in breve a mitad de semana a través de encuestas y una conversación de cierre de la primera semana con el manager o HR.

Te dejamos algunas preguntas para hacer en esta instancia: 

• En una escala del 1 al 5, ¿cómo calificarías la experiencia general de incorporación?

• ¿Qué te resultó más fácil de lo que esperabas?

• ¿Qué te generó más dudas o frustración?

• ¿Qué necesitas para sentirte más cómodo/a en tu rol?

Días 30-60-90: extender el onboarding para que el vínculo no se diluya

Uno de los errores más comunes al pensar cómo hacer un onboarding es creer que termina después de la primera semana. Es importante dejar en claro que la integración de un colaborador no sucede en cinco días, se construye con seguimiento, acompañamiento y conversaciones continuas.

Un programa de onboarding que se extiende durante los primeros 90 días permite que el entusiasmo inicial se transforme poco a poco en confianza  y compromiso.

Te dejamos algunas ideas a incorporar en esos primeros 90 días:

Día 30: adaptación y revisión

Al cumplirse el primer mes, el nuevo colaborador ya conoce lo básico, pero todavía está formando su percepción más profunda sobre la empresa. Por eso, este puede ser un buen momento para:

• Revisar expectativas del rol: ¿coinciden con lo que imaginaba?

• Aclarar prioridades para el siguiente período.

• Detectar obstáculos tempranos (falta de recursos, dudas sobre procesos, sobrecarga).

• También es clave mantener un espacio de feedback para entender cómo está viviendo la experiencia hasta ahora.

Día 60: aprendizaje y desarrollo

En esta etapa, la persona empieza a tener mayor autonomía y a entender mejor la dinámica del equipo, lo que hace que sea una buen momento para: 

• Conversar con el manager sobre fortalezas observadas.

• Identificar áreas donde necesita más apoyo o capacitación.

• Reforzar cómo su trabajo impacta en los resultados del equipo.

Este es un punto crítico para la motivación: si el colaborador siente que está creciendo y aportando valor, su compromiso se fortalece.

Día 90: sentido de pertenencia

Alrededor de los tres meses, el vínculo con la empresa empieza a consolidarse o a debilitarse si no hubo acompañamiento. Este hito, además, marca el cierre formal del proceso de onboarding, pero también el inicio de una nueva etapa: la experiencia continua del empleado.

Acciones recomendadas:

• Evaluación conjunta de los primeros logros y aprendizajes.

• Conversación sobre objetivos a mediano plazo.

• Espacio para hablar de expectativas de desarrollo dentro de la organización.

Checklist para saber si el onboarding está funcionando

Si las buenas prácticas que hemos revisado hoy están presentes, es más probable que el nuevo colaborador tenga varias de las siguientes percepciones sobre su lugar de trabajo:

1. Se siente acompañado en lugar de evaluado constantemente.

2. Entiende su rol dentro del propósito general de la empresa.

3. Construye vínculos tempranos con el equipo.

4. Gana confianza progresivamente.

5. Decide quedarse porque se siente parte.

Y ese es, en definitiva, el verdadero objetivo de entender cómo hacer un onboarding en una empresa: transformar una contratación en una relación laboral sólida desde el comienzo.

Cómo Cervecería y Maltería Quilmes logró un onboarding más humano con Lara AI

Lara AI es una plataforma de experiencia del colaborador basada en Inteligencia Artificial que acompaña a los equipos de Recursos Humanos durante el ciclo completo de incorporación. 

Nuestra herramienta permite automatizar comunicaciones y recordatorios, responder dudas 24/7 y medir cómo se siente cada persona en diferentes etapas del onboarding, sin perder cercanía ni personalización.

En el caso de Cervecería y Maltería Quilmes, una organización con miles de personas en distintos equipos y unidades de negocio, la implementación de Lara trajo resultados contundentes en la experiencia de onboarding:

• Mejoró la comunicación con los nuevos colaboradores: Lara proporcionó información clave en cada etapa del proceso, de forma oportuna y personalizada.

• Facilitó el seguimiento 1:1: gracias a interacciones automatizadas pero contextuales, cada nuevo integrante recibió el acompañamiento y soporte adecuados.

• Aumentó la satisfacción del onboarding: con más de un 95% de tasa de respuesta en las mediciones realizadas, la satisfacción de los nuevos colaboradores se incrementó significativamente (más de 12 puntos).

• Automatizó sin perder personalización: Lara automatizó las comunicaciones y tareas repetitivas, liberando al equipo de HR para concentrarse en interacciones de mayor valor.

Este caso demuestra que integrar tecnología como Lara AI en el onboarding impulsa la eficiencia y refuerza el compromiso del colaborador.

Si quieres transformar tu onboarding en una experiencia que realmente impulse la retención y el compromiso desde el primer día, es momento de ver a Lara en acción: Agenda tu demo.